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更新日:平成29(2017)年8月1日

答申第97号

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答申の概要(答申第97号:諮問第173号)

実施機関

出納局

事案の件名

「千葉県一般会計・特別会計歳入歳出決算説明書(平成8、9、10年度分)」の行政文書不開示決定に係る異議申立てに対する決定について

対象文書

  • 種類 歳入歳出決算説明書(監査・検査)
  • 情報 不存在

請求に対する決定

不存在

非公開条項

-

原処分

  • 非公開部分 保存期間経過による廃棄済のため不存在
  • 非公開理由

不存在の理由について

本件文書の保存期間は、千葉県行政文書管理規則の文書保存区分により「歳入歳出予算及び決算に関する文書で軽易なもの」として、1年としている。
これは、本件文書が、県議会の決算審査特別委員会等における審査が円滑に行われるための参考資料として作成されるものであり、保存期間を決算認定の後1年間とすることが適当であると判断したからである。
本件文書は、開示請求のあった平成13年9月7日の時点では平成8年度から平成10年度までについては、保存期間の経過により既に廃棄されており不存在であった。

申立年月日

平成13年10月12日

諮問年月日

平成13年11月22日

答申年月日

平成14年9月27日

審査会の判断

実施機関の決定は妥当である。

不存在について

1 本件文書の作成時期について

本件文書は、県議会における決算認定のため、県議会の決算審査特別委員会や監査委員の決算審査での説明のため、各年度の出納閉鎖の後、出納長による決算の調製時期に合わせて各課において作成され出納局において編冊されていたものと認められる。

2 本件文書の保存形態について

本件文書は、決算審査特別委員会の各委員に配布され、また、監査委員の決算審査に利用されるのみで、作成部数も限定的であることから、出納局以外の部局においては保存されていないものと認められる。

3 本件文書の保存期間について

行政文書の保存期間は、千葉県行政文書管理規則の別表の基準により定められており、平成10年4月1日付け総務部長・副出納長の連名通知「千葉県文書規程の一部改正に伴う運用について(通知)」によれば、本件文書は「歳入歳出予算及び決算に関する文書で軽易なもの」に区分され、1年とされていたことが確認できる。

4 本件文書の廃棄について

前記3のとおり確認できることから、決算年度の翌年度の12月県議会で決算認定を受けた後1年の期間経過により廃棄されたとの実施機関の説明は合理性があり、その後、実施機関が本件文書を保存して置かなければならなかった理由も認められない。

以上のことから、本件文書は、開示請求のあった平成13年9月7日の時点では廃棄済であったものと認められる。

保存期間の見直しについて

現在における歳入歳出決算説明書の保存期間の分類は誤ったものとまでは認められないが、異議申立人の、支出の内容を個別、事業別に知り得る唯一の資料であり、県民にとって県の執行状況を決算ベースで検証するためにはこのうえなく重要な文書であるとの主張には相当の理由があるものと認められることなどから、実施機関においては、保存期間の見直しを検討すべきであると思料される。

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所属課室:総務部審査情報課情報公開班

電話番号:043-223-4630

ファックス番号:043-227-7559

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