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答申第97号

答申第97号

平成22年2月24日

千葉県知事  様

千葉県個人情報保護審議会

会 長  原 田 三 朗

 

異議申立てに対する決定について（答申）

 平成20年2月28日付け建第6045号による下記の諮問について、別添のとおり答申します。

記

 平成20年2月8日付けで異議申立人から提起された平成20年2月1日付け建第5726号で行った自己情報不開示決定に係る異議申立てに対する決定について

 

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 諮問第85号

答申第97号

｜審議会の結論｜異議申立ての経緯｜異議申立人の主張要旨｜実施機関の説明要旨｜審議会の判断｜審議会の処理経過｜

1.審議会の結論

 千葉県知事（以下「実施機関」という。）が平成20年2月1日付け建第5726号で行った自己情報不開示決定（以下「本件決定」という。）について、千葉県個人情報保護審議会（以下「審議会」という。）は、次のとおり判断する。

 実施機関の判断は妥当である。

2.異議申立ての経緯

 異議申立人は、平成20年1月25日付けで実施機関に対し、千葉県個人情報保護条例（平成5年千葉県条例第1号）第16条第1項の規定により、「H19年10月21日日付No.1（A4）No.2（ハガキ）私が特定行政庁、千葉県知事へ出した知事への手紙とその返事の写し指導課（建築）、広聴」の開示請求（以下「本件請求」という。）を行った。
 実施機関は、本件請求のうち県土整備部建築指導課（以下「建築指導課」という。）に係る分について、「開示請求に係る行政文書を建築指導課では取得しておらず、また、その写しを保管していないため」として本件決定を行ったため、異議申立人は、平成20年2月8日付けで実施機関に対して異議申立てを行ったものである。

3.異議申立人の主張要旨

(1)異議申立ての趣旨

本件決定の取消しを求めるものである。

(2)異議申立ての理由

異議申立人は、異議申立書において次のとおり主張する。
開示しない理由は「取得しておらず」電話では建築指導課の職員が「元々そういうものは無い」と言った（2月6日）が平成20年1月24日付けで県知事と建築指導課長からの返答は届いております。
返答は広聴室より届いています。

4.実施機関の説明要旨

(1)不開示の理由について

ア 「知事への手紙」（以下「手紙」という。）は、県政に対する県民の要望、意見等を聴取し県政運営の参考とするための広聴制度のひとつであり、総合企画部報道広報課広聴室（以下「広聴室」という。）が所管している。

イ 送付された手紙のうち回答を要するものについては、以下のような事務処理を行っている。

(1)広聴室が広聴カード及び手紙の原本を担当課に回付し、回答原案の作成を依頼する。

(2)担当課は回答原案を作成し、課内で広聴カードに決裁後、回答原案の原本を添付して、広聴カード及び手紙を広聴室に返却する。

(3)広聴室は(2)の回答原案に必要な調整等を行った上で回答文案を作成し、報道広報課内及び知事の決裁を受けた後、回答用の専用用紙に浄書して、手紙の差出人に送付する。なお、担当課では、個人情報保護の観点から、広聴カード、手紙及び回答原案を複写しないこととしている。

ウ よって、担当課である建築指導課では、異議申立人から送付された手紙（以下「本件手紙」という。）の原本と写しのいずれも保管していない。

エ また、異議申立人へ回答した文書（以下「本件返事」という。）については、前記イのとおり広聴室が作成・発送しており、建築指導課は本件返事の写しを取得しておらず、保管もしていない。

(2)異議申立ての理由について

  異議申立人は、「平成20年1月24日付けで県知事と建築指導課長からの返答は届いております。」と主張するが、不開示とした理由は前記（1）のとおりであり、本件決定に違法または不当な点はない。
  なお、本件決定に対する問い合わせに対し、前記（1）のとおり異議申立人に説明している。

5.審議会の判断

(1)本件請求の内容について

  開示請求書の記載内容、実施機関の説明等から判断すると、本件請求は、建築指導課及び広聴室が保有する本件手紙の原本及び写し並びに本件返事の写しの開示を求めているものと解され、本件決定は、このうち建築指導課に係る分について実施機関が行った不開示決定である。
  なお、本件請求に対し実施機関は、本件決定とは別に、広聴室が保有する本件手紙及び本件返事に係る一連の決裁文書の開示を決定している。

(2)対象文書の不存在について

  本件請求に係る対象文書を見分したところ、本件手紙の内容は主に建築指導課の業務に関する意見であり、また、本件返事は(1)知事から異議申立人あての鑑文(2)専ら建築指導課の業務内容に関して記された回答文書で構成されている。
  異議申立人は「知事と建築指導課長からの返答は届いております。」と主張するが、これは、本件返事の内容から、建築指導課が事務処理に関与していたことが明らかであるにもかかわらず、本件請求に係る文書を保管していないことに対する疑義と思われる。
  しかしながら、前記4（1）のとおり、担当課において回答原案を作成するものの、一連の決裁文書は全て広聴室で保管し、担当課においては一切保管しないよう運用しているとのことであり、建築指導課が本件請求に係る文書を保管しているという特段の事情も認められない。
  よって、実施機関の説明に特に不合理な点は見当たらず、建築指導課は本件手紙の原本及び写し並びに本件返事の写しのいずれも保管していないものと認められる。

(3)結論

以上のことから、「1審議会の結論」のとおり判断する。

6.審議会の処理経過

審議会の処理経過は下記のとおりである。

審議会の処理経過

年月日	処理内容
平成20年2月28日	諮問書の受理
平成20年3月25日	実施機関の理由説明書受理
平成21年11月16日	審議（第180回審議会）
平成21年12月21日	審議（第181回審議会）
平成22年1月18日	審議（第182回審議会）
平成22年2月15日	審議（第183回審議会）