電子契約

1 電子契約について

電子契約では、紙の契約書の代わりに電子ファイルに電子署名することで、デジタル上で契約の締結が可能となります。

紙の契約書と異なり、押印、印刷製本及び郵送等の事務作業が不要になることに加え、収入印紙が不要となるため、事業者の事務の効率化や負担軽減が期待されます。

また、インターネットに接続でき、電子メールを受信できる環境であれば、電子契約の利用に係る費用負担もありません。

本県では、弁護士ドットコム株式会社が提供するクラウドサイン（立会人型の電子契約サービス）を利用します。

（電子契約のイメージ）

2 千葉県における電子契約

対象となる契約

入札公告、指名通知又は見積依頼時に電子契約を選択できる旨、お知らせが提示されている契約

※電子契約は、契約相手方が希望する場合に行いますので、従来どおり紙文書での契約も可能です。

（対象外となる契約）

以下に該当する契約は、電子契約を選択できる旨のお知らせは提示されません。

• 書面で行うことが法令等で規定されている契約
• 契約期間が10年を超える契約
• 自動更新条項付契約　等

電子契約の方法

(1)電子契約同意書兼メールアドレス確認書の提出

契約相手方決定後^※、契約担当課が事業者に対して電子契約の希望確認を行います。電子契約を希望する場合は、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に必要事項を記載の上、契約担当課に提出してください。

※案件によっては、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」の提出時期が入札参加資格提出時又は見積提出時の場合があります。その場合、入札公告、指名通知又は見積依頼時に提出時期も提示いたします。

電子契約同意書兼メールアドレス確認書

• （word様式）「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」（ワード：21.8KB）
• （pdf様式）「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」（PDF：34KB）

共同企業用電子契約同意書兼メールアドレス確認書

• （word様式）「共同企業用電子契約同意書兼メールアドレス確認書」（ワード：24.6KB）
• （pdf様式）「共同企業用電子契約同意書兼メールアドレス確認書」（PDF：40.1KB）

(2)電子契約サービスでの承認

契約担当課が電子契約サービスに契約書をアップロードすると、電子契約サービスから電子契約同意書兼メールアドレス確認書に記載したメールアドレス宛にメールが届きますので、メールに従い契約書を御確認の上、承認、又は不備があれば却下をしてください。

(3)電子署名済電子契約書の送付

事業者の承認後、県の承認者が承認することで契約締結が完了となります。

契約締結後、電子契約サービスより電子署名済の電子契約書がメールに送付されます。

関係資料等

電子契約に関する事業者向けの説明動画を公開しています。

• 電子契約に係る事業者向け説明動画（Youtube「千葉県公式セミナーチャンネル」）

• 電子契約に係る事業者向け説明資料（PDF：390.6KB）

Q&A

電子契約サービスの利用について

No.	質問	回答
1	電子契約サービスを利用するための費用はかかるか。	事業者様の費用負担はありません。
2	従来どおり、紙による契約も可能か。	紙による契約も選択可能です。
3	「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」は、契約の都度、提出する必要があるか。	「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」は案件ごとに提出いただきます。 なお、契約の案件ごとに、別のメールアドレスを設定して支障ありません。
4	「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」は、どのタイミングで提出するか。	入札等により契約の相手方が決定した段階で、県から電子契約の利用について同意確認の連絡を行いますので、その後に提出いただくことになります。 なお、案件によっては、入札参加資格提出時又は見積提出時の提出いただく場合があります。その場合、入札公告、指名通知又は見積依頼時に提出時期も提示いたします。
5	契約締結に利用するメールアドレスは、いくつ必要か。	契約締結権限者として、最低1つのメールアドレスが必要です。 権限者の承認前に担当者などが確認処理を行うことを希望する場合は、事務担当者用のメールアドレスを加えて設定することも可能ですので、社内規程等に応じて設定してください。
6	複数のアドレスを指定した場合、事務担当者が確認→契約締結権限者の確認という形でワークフロー化されるのか。	御理解のとおりです。事務担当者による確認が完了すると、契約締結権限者に確認依頼メールが通知されます。
7	契約事務担当者を2名以上登録した場合、全員の確認が必要になるか。	御理解のとおりです。「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に記載した全員の確認が必要です。 なお、契約書には電子契約サービス上で確認処理を行った者全員の電子署名が付与されます。
8	契約締結権限者と事務担当者で、同一のメールアドレスを使用することができるか。	メールアドレスを重複して利用することはできません。別々のメールアドレスを設定するか、契約締結権限者による承認のみとするなどの御対応をお願いします。
9	メールアドレスは社内の共有アドレスでもよいか。	設定いただくメールアドレスは共有のアドレスでも構いませんが、権限のない者が契約締結権限者として署名を行うことのないように御留意ください。
10	契約印(代表者印)を契約権限者が管理している場合は必ず有権限者の承認が必要になるが、事務担当者が契約権限者であるとのメールアドレス確認書に記載してしまった場合、本来の契約権限者の承認をスルーしてしまうことがあるのではないか。	県に提出された「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に基づき承認者を設定しますので、適切な取扱いをお願いします。
11	契約締結権限者は、入札参加資格登録で提出した者（委任があれば受任者）とするべきか。	必ずしも一致させる必要はありませんので、社内規程等に則り、当該契約締結に係る決裁権を有している方を御記載ください。
12	電子契約サービスの操作方法についてどこに問い合わせたらよいか。	電子契約サービスの機能や操作方法については、クラウドサインのヘルプセンター・チャットサポートを御活用ください。 →「クラウドサイン ヘルプセンター」（https://help.cloudsign.jp/ja/）

電子契約の手続について

No.	質問	回答
1	契約金額等にかかわらず、電子契約の場合は収入印紙が不要か。	不要です。
2	契約書の件名や金額は受注者側で入力するのか。	千葉県側で件名や金額等を入力したものを電子契約サービスにアップロードします。受注者様側で契約書の内容を修正・改変することはできません。
3	契約書以外の書類（約款、図面、建築士法第22条の3の3に定める書面等）について、電子契約での取扱いはどうなるか。	契約書と一体となる書類については、契約書一式として電子契約サービスにアップロードします。契約書一式は県側でアップロードし、事業者様側から書類を追加することはできませんので、発注部署に御相談ください。
4	着手届、管理技術者届、工程表等についても電子契約サービスで提出するか。	電子契約サービスでは、機能上契約後に提出いただく書類などを提出できないため、電子契約サービスでの提出は契約書のみとなり、その他書類は従来どおりの取扱いとなります。 なお、県では、契約関係書類への押印等について見直しを進めており、見積書や請求書への押印は不要となります。そのほかの入札・契約関係書類などの押印廃止状況については、県のホームページで御確認ください。 →「押印の見直しについて」（https://www.pref.chiba.lg.jp/kenfudou/nyuu-kei/kensetsukouji/kitei-tsuuchi/ouinnminaoshi.html）
5	署名前に契約書の内容に誤りに気付いた場合には、どのように処理すればよいか。	契約書の内容に問題があり同意できない場合は、サービス上で「同意せずに却下する」の処理を行っていただくこととなります。却下理由を入力していただくことで、その内容が県の担当者へ電子メールにより伝達され、内容を修正の上、改めて手続を行います。
6	受注者側で契約締結権限者や事務担当者のメールアドレスを変更することができるか。	受注者側で変更することはできません。 「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」に記載したアドレスを変更する場合には、速やかに発注部署へ御連絡をお願いします。
7	落札後、受注者側でも契約約款の精査が必要になると思われるが、契約の日付は事前に決められた日付になるのか。	電子契約の場合、発注者と受注者の双方の署名が完了した段階で、契約日が確定します。 契約予定日までに署名（承認）を行えるよう、発注部署と調整いただくこととなります。
8	変更契約（金額・工期等）でも電子契約は可能か。	変更契約についても、当初契約の同様のフローにて、電子契約が利用可能です。 なお、「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」を改めて提出していただきます。

 

電子契約による契約書の取扱いについて

No.	質問	回答
1	電子署名が付与された契約書は、どのメールアドレスに送付されるのか。	契約書の電子署名を付与するにあたり、ルート設定された全員宛にメール送付されます。 また、締結済の契約書のデータは、クラウドサインのサービス上にも保管されます。 なお、クラウドサインのサービス上に保管されている契約書はフリープラン（無料）に登録いただくことで閲覧等が可能となります。
2	契約書の内容に誤りがあった場合には、修正が可能か。	電子署名が付与された締結済の契約書は改変することができません。 対応については発注部署にお問い合わせください。
3	PDFファイルを保存とのことだが、社内で利用しているクラウド上で保存でもよいか。	ご利用中のクラウド上で保存することも可能です。 その場合、電子帳簿保存法に準拠した形で保存ください。 →（参考）「クラウドサイン受信時の書類の保存に関して(電子帳簿保存法改正への対応)」（https://help.cloudsign.jp/ja/articles/5675348）
4	電子帳簿保存法に対応していることの必須条件は。	電子帳簿保存法で定められている保存方法への対応要件は以下のとおりです。 真実性の確保 関係書類の備付 見読可能性の確保 検索機能の確保 上記を満たすための御対応について、御検討ください。 →（参考）「クラウドサイン受信時の書類の保存に関して(電子帳簿保存法改正への対応)」（https://help.cloudsign.jp/ja/articles/5675348）
5	契約書と仕様書のファイルが分かれている場合、保管の必要があるのは契約書のファイルだけか。	契約書と一体になっている書類につきましては、紙と同様に一緒に保管していただく必要があります。 なお、電子契約サービスにおいては、契約書のデータが複数のファイルに分かれている場合でも一体の契約書として取扱い、まとめて電子署名を付与します。
6	電子署名された契約書データを社内で共有する場合、複数のPC上で閲覧することになるが、どの画面上でも原本を閲覧しているという認識でよいか。	御認識のとおりです。 電子契約では電子署名・タイムスタンプが付与されたPDFファイルを原本として扱います。
7	契約書の電子署名には有効期間があるか。	契約書には電子署名とタイムスタンプが付与されますが、その有効期間は10年間とされています。 県では、契約の履行に影響が出ないよう、契約期間が10年を超える契約は電子契約の対象外とするなどの対応をとっています。
8	経営事項審査時などに契約書の写しを提出する必要があるが、電子契約の場合、印字した契約書には押印がない状態となるが構わないか。	提出先の機関に御確認ください。 なお、経営事項審査のために千葉県宛てに紙で契約書を提出する場合には、PDFを印刷したもので差し支えありません。

※その他の御質問等については、このページ下部の「メールでお問い合わせ」よりお問い合わせください。

3 関連リンク

• クラウドサインヘルプセンター（外部）