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答申第291号

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答申の概要（答申第291号：諮問第245号）

実施機関

教育委員会（教育庁総務文書課）

事案の件名

「教育庁総務文書課事務連絡文書1999年5月分」及び「教育庁総務文書課事務連絡文書1999年6月分」の公文書不存在等通知に係る異議申立てに対する決定について

対象文書

• 種類 事務連絡文書
• 情報 -

請求に対する決定

公文書不存在等通知（不存在）

不開示条項

-

原処分

• 不開示部分 -
• 不開示理由 不存在

申立年月日

平成11年7月27日

諮問年月日

平成15年5月30日

答申年月日

平成21年2月9日

審査会の判断

実施機関が行った決定は、妥当である。

本件決定について

1. 実施機関は、本件請求に係る文書について、一時的・便宜的に作成したものであって、個人名や係・班等名で発したものであるので、決裁権者による決裁は受けておらず、必要がなくなれば担当者自ら破棄する等の処理をしていることから、組織的に管理されたものではなく、公文書には該当しないと説明する。
2. 旧条例第2条第2項は「『公文書』とは、実施機関の職員が職務上作成し、又は収受した文書、図画及び写真であって、決裁、供覧等の手続が終了し、実施機関が管理しているものをいう。」と規定しており、旧条例において公開請求の対象となる文書は「決裁、供覧等の手続が終了し、実施機関が管理しているもの」である。
3. しかしながら、旧条例の解釈運用基準である千葉県公文書公開条例解釈運用基準（昭和63年制定）には「『決裁、供覧等の手続』とは、決裁及び供覧のほかこれに準ずる手続及びこれらに付帯する発送、公告、縦覧等の施行手続をいう」とあり、決裁、供覧等の手続を終了した公文書を送付するための事務連絡文書も対象となりうる趣旨と考えられ、形式的に決裁を終了していないことのみをもって公文書から除外される趣旨とは考え難い。
   また、本件請求に係る文書は、一か月の期間内に作成された事務連絡文書を求めるものであるので、本件請求に係る公文書が全く存在しなかったことも考え難いものである。
4. そこで、当審査会で実施機関に対し、改めて前記3の趣旨を踏まえ公文書の存否について確認を求めたが、請求の趣旨を満たす公文書は確認できなかったとのことであった。
   当審査会としては、請求の趣旨を満たす文書は存在しないとする実施機関の説明を覆すに足る事情も見いだし難いため、これを是認するほかなく遺憾ながら結果的に実施機関の決定を妥当と判断せざるを得ないものである。