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答申第264号

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答申の概要（答申第264号：諮問第348号）

実施機関

監査委員

事案の件名

「住民監査請求に係る陳述について」なる文書の作成の経緯の分かる起案書を含む全ての文書の行政文書不開示決定に係る異議申立てに対する決定について

対象文書

• 種類 その他
• 情報 -

請求に対する決定

不開示（不存在）

不開示条項

-

原処分

• 不開示部分 -
• 不開示理由 -

申立年月日

平成18年10月20日

諮問年月日

平成18年11月15日

答申年月日

平成19年7月19日

審査会の判断

実施機関の決定は妥当である。

本件文書の不存在について

1. 実施機関は、対象文書を、本件文書の作成の経緯のわかる起案書その他の文書と特定の上、対象文書は存在しないと説明する。
2. 異議申立人は、電話や面談の際、対象文書の特定に関し、本件文書の起案書等の開示を求める旨主張するのみであったことから、上記対象文書の特定を行ったとする実施機関の説明に特段不合理な点は認めらない。
3. また、本件文書は取扱基準の一部をそのまま抜粋したものであること、本件文書と同様の文書の配布は従前から行われていること等から、本件文書作成に関する意思決定は、実施機関の口頭により行われたとする説明に特段不合理な点は認められるものではない。
   しかし、口頭了承を得る際、本件文書の案文については提示を行っているものであり、当該案文については、対象文書として特定された行政文書に該当するものであるが、実施機関の関係文書の綴りや事務室書架等の確認を行ったものの、対象文書の存在を認めることができなかったことから、対象文書は不存在であると認めざるを得ない。

附言

本件文書は実施機関が口頭の了承の上作成したものであるが、意思決定の過程が記録されない口頭による了承は、軽易な意思決定を除き、望ましいものではない。
適切な文書事務の処理がなされるよう要請するものである。