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県土整備部発注工事におけるFAXの誤送信について

発表日：平成30年5月22日

県土整備部県土整備政策課

県土整備部道路環境課

 

1　対象工事

発注事務所：山武土木事務所

工事名：県単舗装道路修繕工事（木刀・舗装工）

発注予定金額：約23百万円

指名業者数：12者

2　経緯（平成30年）

• 4月26日当該工事の指名通知
• 5月8日指名業者から工事設計書の内容に関する質問を受付
• 5月10日公平を期すため、全ての指名業者に対し、担当課長から指示を受けた担当職員が質問の回答書1枚を、指名業者が記載された書類を見ながらFAXで送信。その後、送信した指名業者1者から「指名業者が記載された書類を受信した」旨の電話連絡を受信。直ちに、FAX送信した指名業者全てに送信内容を確認。12者中3者に指名業者が記載された書類が送信されていたことが判明
• 5月10日入札中止
• 5月14日職員調査等の実施

3　事案の調査結果

県土整備政策課職員が山武土木事務所にて調査を実施したところ、意図的なものではなく、FAXの誤送信という事務上のミスであると判断しました。

• 担当課長及び担当職員それぞれからの聞き取り内容に齟齬はなかったこと
• 職員からの聞き取り内容とFAX送信の通信記録が一致していること
• 誤送信した指名業者も含め、全ての指名業者への送信枚数は1枚であること

4　発生原因

• 担当課長は、工事名と指名業者が記載された取り扱いを注意すべき書類に、FAX番号を手書きで記載の上、そのまま担当職員に手渡したこと
• 担当職員は、入札に関する回答書のFAX送信にあたり、単独で送信したこと

5　再発防止対策

• 同様事案の発生防止に向けて、5月11日に開催された会議において、各土木事務所の事務次長等に対して、指名業者推薦書の取り扱いを厳格にすること、入札に関する書類のFAX送信については複数で確認することなどについて、周知徹底を図りました。
• 本日、全ての発注部局の長に対し、指名業者に関する情報管理を徹底するよう通知を発出しました。

≪通知の概要≫

入札の執行前における指名業者に係る情報の秘匿性の重要性に鑑み、以下の点に留意すること。

1. 指名業者推薦書は、本来の業務目的以外には使用しないこと。
2. 指名業者推薦書は、業務上必要でない職員は保有しないこと。
3. 指名業者推薦書を作成した課長等が写しを保有する場合には、適切に保管すること。

• 回答書等をFAX送信する際は、担当職員のみではなく、複数で確認するとともに、FAX送信後は、速やかに着信確認を行い、ヒューマンエラーがなくなるように指導を徹底してまいります。
• 改めて、入札に係る文書管理など、適切な事務処理手続と法令順守の徹底を図ってまいります。

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