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更新日：令和6(2024)年2月5日
ページ番号：23730
知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱(その3)
目次（続き）
- 第4.訂正請求に関する事務
- 第5.利用停止等請求に係る事務
(7)自己情報訂正請求書の受付
ア受付時の取扱い
- (ア)提出のあった自己情報訂正請求書は、必要事項の記載を確認の上、総合窓口及び各出先機関窓口において受け付ける。
- (イ)受付は収受印を押印して行う。
- (ウ)自己情報訂正請求書の受付を行う個人情報窓口には、自己情報開示請求書等処理簿を備え置き、常に処理経過等が把握できるようにしておく。
イ個人情報を保有していない場合の訂正請求の取扱い
- 訂正請求に係る個人情報を明らかに保有していないと認められるときは、自己情報訂正請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。
ウ訂正決定等に特に長期間を要すると認められる場合の取扱い
- 訂正決定等に特に長期間を要すると認められる場合には、訂正請求書を受け付ける前に、当該訂正請求の趣旨を確認するとともに、事務処理上の支障等を説明し、抽出請求などについて理解を得るよう努める。
(8)自己情報訂正請求書を受け付けた場合の請求者への説明等
収受印を押印した自己情報訂正請求書の写しを訂正請求者に交付するとともに、原則として、次に掲げる事項の説明をする。
- ア自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に当該請求に係る個人情報の訂正決定等をすること。
- イ訂正決定等（訂正請求を拒否する場合を含む。）をしたときは、訂正請求者に対し書面により通知すること。
- ウ事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、訂正請求者に対し、訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知すること。なお、決定期間の延長は30日を限度とするものであること。
- エ訂正決定等に特に長期間を要し、自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて訂正決定等をすることができないと認められる場合には、訂正決定等の期限の特例を適用すること。この場合、訂正請求者に対し30日以内に通知するものであること。
(9)受付後の自己情報訂正請求書の取扱い
受け付けた自己情報訂正請求書は、次により取り扱う。
ア訂正請求があった日
- 個人情報窓口において自己情報訂正請求書を受け付けた日が条例第34条第1項の「訂正請求があった日」となる。
- したがって、総合窓口で受け付けた場合には、当該受け付けた日が「訂正請求があった日」となるものであり、総合窓口から担当課（所）へ自己情報訂正請求書が届いた日ではないことに留意する。
イ自己情報訂正請求書の送付
(ア)総合窓口で自己情報訂正請求書を受け付けた場合
- 直ちに担当課（所）へ連絡するとともに、自己情報訂正請求書を、速やかに担当課（所）へ送付する。
- また、自己情報開示請求書等処理簿に必要な事項を記載し、自己情報訂正請求書の写しを保管する。
(イ)各出先機関窓口で自己情報訂正請求書を受け付けた場合
- 直ちに総合窓口及び主務課へ連絡するとともに、自己情報訂正請求書の写しを総合窓口へ送付する。
- また、自己情報開示請求書等処理簿に必要な事項を記載する。
3.本庁の各課・局等における自己情報訂正請求書の受付等
本庁の各課・局等において、訂正請求を受け付ける場合においては、1の(2)に定めるところにより開示を受けていることの確認をした上、2に定めるところに準じて行うものとする。
また、受け付けたときは、その旨を直ちに総合窓口へ連絡するとともに、自己情報訂正請求書の写しを総合窓口へ送付する。
4.訂正するかどうかの決定等
(1)調査
ア調査の実施
- 担当課（所）は、自己情報訂正請求書に添付された資料を参考とし、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、訂正請求に係る個人情報について、事実の誤りがあるかどうか、速やかに調査を行う。
イ調査に当たっての留意事項
- 関係者への事情聴取を行うときは、原則として請求者の個人としての識別性を消去して聴取を行う等請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。
(2)訂正請求を拒否する場合の処理
ア訂正請求を拒否する場合
下記(1)～(3)以外の開示請求がされた場合や訂正請求に係る個人情報について条例第21条第1項の規定により開示（第51条第1項の規定により開示を受けた場合を含む。）を受けていない場合、自己情報訂正請求書に条例第31条第1項に規定する必要的記載事項が記載されていない場合等で、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず訂正請求者が当該期間内に補正に応じない等の場合には、当該開示請求を拒否することとなる。
- (1)自己の個人情報の訂正を請求する場合
- (2)未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人が当該未成年者若しくは成年被後見人の個人情報の訂正を請求する場合
- (3)本人の委任による代理人が本人に代わって特定個人情報の訂正を請求する場合
イ訂正請求を拒否する場合の通知等
(ア)訂正請求を拒否したときは、訂正請求者に対し自己情報不訂正決定通知書（規則第15号様式）により通知する。
(イ)訂正請求を拒否した担当課（所）は、総合窓口へ、拒否後直ちに自己情報不訂正決定通知書の写しを送付する。
また、出先機関は、主務課に対し、訂正請求を拒否した旨の連絡を行う。
(3)決定期間及び決定期間の延長
ア決定期間
訂正請求があったときは、できるだけ早く訂正するよう努める。当該訂正請求に係る個人情報を訂正するかどうかの決定は、自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行うとともに、速やかに訂正請求者に通知しなければならない。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は当該期間に算入しない。
また、訂正請求者が補正に応じない意思を明らかにした場合にあっては、補正に応じない意思を明らかにするまでに要した日数は期間に算入しない。
イ決定期間の延長
- (ア)事務処理上の困難その他正当な理由により自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に訂正決定等をすることができないときは、30日以内に限り訂正決定等をする期間を延長することができる。
- (イ)留意事項は、次のとおりとする。
- a.延長する期間は、事務処理上必要な最小限の期間とする。
- b.延長する場合には、その旨を自己情報訂正決定等期間延長通知書（規則第16号様式）により、速やかに開示請求者に通知する。
- c.担当課（所）は、自己情報訂正決定等期間延長通知書の写しを総合窓口へ送付する。また、出先機関は、主務課に対し、延長した旨の連絡を行う。
- d.自己情報訂正決定等期間延長通知書の「延長前の決定期間」欄には、自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日及びその日から起算して30日目（30日の計算に当たっては、補正に要した日数は算入しない。）をそれぞれ記載し、「延長後の決定期間」欄には、自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日及び延長後の決定期間の満了日をそれぞれ記載する。
- e.「決定期間を延長する理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記載する。
(4)訂正決定等の期限の特例の適用
ア訂正決定等に特に長期間を要し、自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて訂正決定等をすることができないと認められる場合には、訂正請求者に対して、訂正決定等の期限の特例を適用する旨を当該自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に通知する。
イ留意事項は、次のとおりとする。
- (ア)訂正決定等の期限の特例を適用する場合には、事務処理に要する合理的な期間内に訂正決定等をする。
- (イ)訂正決定等の期限の特例を適用する場合には、その旨を自己情報訂正決定等の期限の特例適用通知書（規則第17号様式）により、自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に訂正請求者に通知する。
- (ウ)担当課（所）は、自己情報訂正決定等の期限の特例適用通知書の写しを総合窓口へ送付する。また、出先機関は、主務課に対し、期限の特例を適用した旨の連絡を行う。
- (エ)「本条適用前の訂正決定等をする期間」欄には、自己情報訂正請求書を受け付けた日の翌日及びその日から起算して30日目（30日の計算に当たっては、補正に要した日数は算入しない。）をそれぞれ記載する。
- (オ)「本条適用後の訂正決定等をする期限」欄には、期限の特例を適用し、訂正決定等をする期限を記載する。
- (カ)「本条を適用する理由」欄には、その理由をできるだけ具体的に記載する。
- (キ)期限の特例を適用する場合には、その理由等について、総合窓口とあらかじめ協議する。
(5)協議
担当課（所）は、個人情報を訂正するかどうかの決定等を行うに当たっては、総合窓口、当該個人情報に関係する本庁の各課・局等及び出先機関と、担当課（所）が出先機関の場合には主務課とも、口頭又は書面により協議を行う。ただし、軽易な事案又は既に決定の前例がある事案等については、協議を省略することができる。
(6)決定の決裁
ア訂正するかどうかの決定の決裁は、事務決裁規程の定めるところによる。
イ担当課（所）は、訂正するかどうかの決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、訂正請求者に送付するとともに、総合窓口へ直ちに決定通知書の写しを送付する。
また、出先機関は、主務課に対し、決定した旨の連絡を行う。
(7)決定通知書の記載事項
ア自己情報訂正決定通知書（規則第13号様式）
- 「訂正内容」欄
訂正前の個人情報の内容及び訂正後の個人情報の内容を記載する。
イ自己情報部分訂正決定通知書（規則第14号様式）の記載要領
(ア)「訂正請求の趣旨」欄
- 訂正請求書に記載されたとおりに訂正請求の趣旨を記載する（意味が変わらない程度に要約しても差し支えない。）。
(イ)「訂正内容」欄
- 訂正前の個人情報の内容及び訂正後の個人情報の内容を記載する。
(ウ)「訂正をしない部分」欄
- 「訂正請求の趣旨」欄に訂正請求者が記載した訂正を請求する箇所のうち、訂正を行わない部分を具体的に記載する。
(エ)「訂正をしない理由」欄
- 訂正請求のあった個人情報について、訂正請求の趣旨のとおり訂正しない理由を記載する。
ウ自己情報不訂正決定通知書（規則第15号様式）の記載要領
(ア)「訂正請求の趣旨」欄
- 上記イ(ア)に同じ。
(イ)「訂正をしない理由」欄
- 上記イ(エ)に同じ。
5.事案の移送
(1)移送の手続
訂正請求に係る個人情報が条例第25条第3項の規定による事案の移送に係る開示である場合その他他の実施機関において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の実施機関と協議の上、次の手順により処理するものとする。ただし、同一実施機関内部における担当課（所）の変更でないので注意すること。
- ア他の実施機関との協議後、当該他の実施機関に事案を移送する旨を通知するとともに当該事案に係る自己情報訂正請求書又はその写しを送付する。
- イ訂正請求者に対し、自己情報訂正請求に係る事案移送通知書（規則第18号様式）により、事案を移送した旨を通知する。
- なお、訂正請求に係る個人情報が記録された行政文書が複数あって、その一部について、他の実施機関等において訂正決定等をすることとした事案を移送する場合には、「移送した事案に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄には、訂正請求に係る個人情報が記録された行政文書及びそのうち移送した部分の両方が明らかになるように記載する。
- また、訂正請求に係る個人情報が記録された行政文書が複数あって、移送を受けた他の実施機関が複数となる場合には、「移送した事案に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄には、移送を受けた他の実施機関ごとに移送した部分が明らかになるよう記載する。
- ウ総合窓口に事案を移送した旨を通知する。
- エ事案を移送した場合には、移送を受けた他の実施機関との連絡調整を密にするとともに、必要な協力を行うものとする。
(2)その他
ア実施機関の間の事案の移送にあたっては、条例第37条第2項の規定により、移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされる。
イ訂正請求を受けた実施機関が当該訂正請求に係る行政文書を保有していない場合には、条例第37条は適用されないので注意する。
6.個人情報の訂正の実施
(1)訂正の実施時期
担当課（所）は、訂正することと決定したときは、速やかに訂正しなければならない。ただし、電算処理等の事務処理に係るものについては、合理的な期間をおいて訂正することができる。
(2)訂正の方法
ア通常の場合(下記イ以外の場合)
訂正は、次に掲げる方法によるほか、個人情報の内容及び記録媒体に応じ、適切な方法により行う。
- (ア)誤っていた個人情報を完全に消去し、新たに記載（入力）する方法
- (イ)誤っていた個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で新たに記載する方法
- (ウ)個人情報の誤りの部分にアンダーラインを引く等の方法により誤りの部分を明示した上、別紙において個人情報が誤っていた旨及び正確な内容を記載して添付する方法
イ情報提供等記録を訂正する場合
訂正は、訂正内容に応じ、適切な方法により行う。
(3)訂正の内容の通知
ア通常の場合（下記イ以外の場合）
訂正請求に応じて個人情報の訂正を実施した担当課（所）は、訂正に係る個人情報の内容や提供先における利用目的を勘案し、必要があると認めるときは、個人情報の訂正実施通知書（規則第19号様式）により当該個人情報の提供先に対して、当該個人情報の訂正の内容を通知する。
イ情報提供等記録を訂正した場合
訂正請求に応じて情報提供等記録の訂正を実施した担当課（所）は、必要があると認めるときは、情報提供等記録の訂正実施通知書（規則第19号様式の2）により、情報照会者（千葉県知事に対し特定個人情報の提供の求めがあった場合）又は情報提供者（千葉県知事が特定個人情報の提供を求めた場合）及び総務大臣に対し、情報提供等記録の内容、訂正内容、訂正の実施をした日を通知する。
なお、訂正実施通知書の「備考」欄には、情報照会者又は情報提供者の部署名を記載する。
第5.利用停止等請求に係る事務
1.個人情報窓口における相談及び案内
(1)利用停止等請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、利用停止等請求の内容が利用停止等請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努める。
(2)利用停止等請求をする場合には、利用停止等請求に係る個人情報について、条例第21条第1項の決定により開示（第51条第1項の規定により開示を受けた場合を含む。）を受けていることが必要であるので、利用停止等請求者に自己情報開示決定通知書の提示を求める等の方法により、既に開示を受けていることを確認する。開示を受けていない場合は、開示請求をして当該決定により開示を受ける必要がある旨を説明する。
2.個人情報窓口における自己情報利用停止等請求書の受付等
(1)利用停止等請求の方法
ア利用停止等請求は、利用停止等請求をしようとする者が、必要事項を正確に記載した自己情報利用停止等請求書を、個人情報窓口に持参し提出することにより行う。ただし、利用停止等請求しようとする者が、次の(1)から(3)までの要件のすべてに該当する場合は、自己情報利用停止等請求書を送付し又は他の者に持参させることにより行うことを認めることができる。
- 利用停止等請求しようとする者が病気、身体の障害等真にやむを得ない理由により窓口等で請求することが困難であると認められること。
- 診断書その他の第三者が作成した病気又は身体に障害があるため窓口等で請求できない理由を証する書類が提出されること。
- 利用停止等請求しようとする者が本人であることが明らかであると認められること。
イ原則として、自己情報利用停止等請求書は個人情報1件ごとに作成するよう指導するものとする。ただし、同一の担当課（所）に、相互に密接な関連のある複数の個人情報について利用停止等請求しようとする場合は、1枚の自己情報利用停止等請求書に記載することとして差し支えない。
(2)本人等であることの確認
「第3開示請求に係る事務」の「3(2)本人等であることの確認」の規定を準用する。
この場合、「開示請求」とあるのは「利用停止等請求」、「自己情報開示請求書」とあるのは「自己情報利用停止等請求書」、「開示請求者」とあるのは「利用停止等請求者」、及び「開示請求書」とあるのは「利用停止等請求書」と読み替える。
(3)自己情報利用停止等請求書の記載事項を確認する際の留意事項
自己情報利用停止等請求書には、特定個人情報用の様式（規則第20号様式の2）とそれ以外の個人情報の様式（規則第20号様式）があるので、対象となる自己情報がどちらに該当するのかを事前に確認する必要がある。
ア「住所、氏名、連絡先電話番号」欄
- (ア)決定通知書等の送付先の特定及び連絡調整のため、住所を正確に記載してもらう。
- (イ)第5の2(2)に掲げる書類等により確認した利用停止等請求者の氏名を正確に記載してもらう。なお、押印の必要はない。
- (ウ)利用停止等請求者と確実かつ迅速に連絡が可能な電話番号を記載してもらう。
- (エ)法定代理人（親権者を除く。）による利用停止等請求で、かつ、未成年後見人又は成年後見人が法人である場合は、主たる事務所の所在地、法人の名称、代表者の氏名、担当者名及び連絡先電話番号を記入してもらう。本人の委任による代理人による特定個人情報の利用停止等請求で、かつ、代理人が法人等である場合も、同様に記載する。
イ「利用停止等請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄
- 自己情報開示決定通知書又は自己情報部分開示決定通知書の「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄に記された行政文書の件名（第51条第1項の規定により開示を受けた場合においては、他の法令等の規定に定める開示決定通知書等の記載内容により特定された行政文書の件名等）を記載してもらう。
ウ「利用停止等請求に係る個人情報の内容」欄
- 利用停止等を請求する個人情報の内容が特定できるよう具体的に記載してもらう。
エ「利用停止等請求の趣旨」欄
- ウで記載した個人情報について、どのような利用停止等を請求するのかについて、請求の趣旨を具体的に記載してもらう。例えば「○○事務への私の個人情報の利用の停止」「△△名簿に記録されている私の個人情報の□□への提供の中止」等である。
オ「利用停止等請求の理由」欄
- 利用停止等請求に係る自己の個人情報が、条例第8条（収集の制限）、第10条（利用及び提供の制限）又は第11条（実施機関以外のものに対する提供の制限）に違反した取扱いを受けていると認めた理由を具体的に記載してもらう。例えば、「○○項目に記載されている情報は、●●事務の目的に不必要であるのに収集されたため」「△△課が△△名簿を□□に目的外に提供しているため」等とする。
カ「代理人の区分」欄
- 本人の法定代理人が利用停止等請求する場合又は本人の委任による代理人が特定個人情報の利用停止等請求をする場合に、該当部分の□にレを記入してもらう。
キ「本人の氏名及び住所」欄
- 本人の法定代理人が利用停止等請求する場合又は本人の委任による代理人が特定個人情報の利用停止請求をする場合に、本人の氏名及び住所を記載してもらう。
(4)利用停止等請求の趣旨及び理由を明らかにする書類等の提出等
- 利用停止等請求者に、利用停止等請求の趣旨及び理由を明らかにする書類等の提出又は提示が必要である旨を説明し、当該書類等の提出又は提示を求めるものとする。提示を求めた場合は、原則として書類等の写しなどをとること。
(5)自己情報利用停止等請求書の職員記入欄の留意事項
ア「本人確認用書類」欄
- 本人等の確認を行った書類の□にレを記入する。この場合において、「運転免許証」又は「旅券」に該当するときはその番号等、「その他」に該当するときは書類の名称等必要な事項を記載する。
イ「担当課（所）」欄
- 担当課（所）の名称及び電話番号を記載する。
ウ「備考」欄
- 請求に係る個人情報の特定及び検索を行う上で参考となる事項（利用停止等請求者が提示した当該個人情報に係る開示決定通知書等に付された文書番号等）がある場合は、担当課（所）と連絡の上、当該事項を請求者から聴取し、記載するほか、他の欄に記載できなかったこと、今後の事務処理上参考となる事項等を記載する。また、法定代理人による請求の場合には、利用停止等請求者が親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認した書類の名称等を、本人の委任による代理人が特定個人情報の利用停止等請求をする場合は本人の委任があることを確認した書類の名称等を併せて記載する。
(6)自己情報利用停止等請求書の補正
- 提出された自己情報利用停止等請求書に必要事項の記載漏れ（不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。）等の形式上の不備があるときは、利用停止等請求者に対してその箇所の補正を求めることができる。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは所要の情報の提供に努める。
(7)自己情報利用停止等請求書の受付
ア受付時の取扱い
- (ア)提出のあった自己情報利用停止等請求書は、必要事項の記載を確認の上、総合窓口及び各出先機関窓口において受け付ける。
- (イ)受付は収受印を押印して行う。
- (ウ)自己情報利用停止等請求書の受付を行う個人情報窓口には、自己情報開示請求書等処理簿を備え置き、常に処理経過等が把握できるようにしておく。
イ個人情報を保有していない場合の利用停止等請求の取扱い
- 利用停止等請求に係る個人情報を明らかに保有していないと認められるときは、自己情報利用停止等請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。
ウ利用停止等決定等に特に長期間を要すると認められる場合の取扱い
- 利用停止等決定等に特に長期間を要すると認められる場合には、利用停止等請求書を受け付ける前に、当該利用停止等請求の趣旨を確認するとともに、事務処理上の支障等を説明し、抽出請求などについて理解を得るよう努める。
(8)自己情報利用停止等請求書を受け付けた場合の請求者への説明等
収受印を押印した自己情報利用停止等請求書の写しを利用停止等請求者に交付するとともに、原則として、次に掲げる事項の説明をする。
- ア自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に当該請求に係る個人情報の利用停止等決定等をすること。
- イ利用停止等決定等（利用停止等請求を拒否する場合を含む。）をしたときは、利用停止等請求者に対し書面により通知すること。
- ウ事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、利用停止等請求者に対し、利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に書面により通知すること。なお、決定期間の延長は30日を限度とするものであること。
- エ利用停止等決定等に特に長期間を要し、自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて利用停止等決定等をすることができないと認められる場合には、利用停止等決定等の期限の特例を適用すること。この場合、利用停止等請求者に対し30日以内に通知するものであること。
(9)受付後の自己情報利用停止等請求書の取扱い
受け付けた自己情報利用停止等請求書は、次により取り扱う。
ア利用停止等請求があった日
- 個人情報窓口において自己情報利用停止等請求書を受け付けた日が条例第43条第1項の「利用停止等請求があった日」となる。
- したがって、総合窓口で受け付けた場合には、当該受け付けた日が「利用停止等請求があった日」となるものであり、総合窓口から担当課（所）へ自己情報利用停止等請求書が届いた日ではないことに留意する。
イ自己情報利用停止等請求書の送付
(ア)総合窓口で自己情報利用停止等請求書を受け付けた場合
- 直ちに担当課（所）へ連絡するとともに、自己情報利用停止等請求書を、速やかに担当課（所）へ送付する。
- また、自己情報開示請求書等処理簿に必要な事項を記載し、自己情報利用停止等請求書の写しを保管する。
(イ)各出先機関窓口で自己情報利用停止等請求書を受け付けた場合
- 直ちに総合窓口及び主務課へ連絡するとともに、自己情報利用停止等請求書の写しを総合窓口へ送付する。また、自己情報開示請求書等処理簿に必要な事項を記載する。
3.本庁の各課・局等における自己情報利用停止等請求書の受付等
本庁の各課・局等において、利用停止等請求を受け付ける場合においては、1の(2)に定めるところにより開示を受けていることの確認をした上、2に定めるところに準じて行うものとする。
また、受け付けたときは、その旨を直ちに総合窓口へ連絡するとともに、自己情報利用停止等請求書の写しを総合窓口へ送付する。
4.利用停止等するかどうかの決定等
(1)調査
ア調査の実施
- 担当課（所）は、自己情報利用停止等請求書に添付された資料を参考とし、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、利用停止等請求に係る個人情報について、条例第8条、第10条又は第11条に違反した取扱いが行われているかどうかについて調査を行う。
イ調査に当たっての留意事項
- 関係者への事情聴取を行うときは、原則として請求者の個人としての識別性を消去して聴取を行う等請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。
(2)利用停止等請求を拒否する場合の処理
ア利用停止等請求を拒否する場合の決定
下記(1)～(3)以外の利用停止等請求がされた場合や利用停止等請求に係る個人情報について条例第21条第1項の規定により開示（第51条第1項の規定により開示を受けた場合を含む。）を受けていない場合、自己情報利用停止等請求書に条例第40条第1項に規定する必要的記載事項が記載されていない場合等で、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず利用停止等請求者が当該期間内に補正に応じない等の場合、当該利用停止等請求を拒否することとなる。
- (1)自己の個人情報の利用停止等を請求する場合
- (2)未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人が当該未成年者若しくは成年被後見人の個人情報の利用停止等を請求する場合
- (3)本人の委任による代理人が本人に代わって特定個人情報の利用停止等を請求する場合
イ利用停止等請求を拒否する場合の通知等
(ア)利用停止等請求を拒否したときは、利用停止等請求者に対し自己情報不利用停止等決定通知書（規則第23号様式）により通知する。
(イ)利用停止等請求を拒否した担当課（所）は、総合窓口へ、拒否後直ちに自己情報不利用停止等決定通知書の写しを送付する。また、出先機関は、主務課に対し、利用停止等請求を拒否した旨の連絡を行う。
ウ調査結果に基づく検討
- 担当課（所）は、調査の結果に基づいて利用停止等請求に係る事実が確認された場合は、請求に係る利用停止等を行うかどうかをその方法・内容を含めて検討する。この場合において、当該個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、原則として利用停止等をしてはならない。
- また、利用停止等請求者と同様に取り扱われている請求者以外の者の個人情報の取扱いについても、併せて利用停止等を行うかどうかの検討を行うものとする。
(3)決定期間及び決定期間の延長
ア決定期間
- 利用停止等請求があったときは、できるだけ早く利用停止等するよう努める。当該利用停止等請求に係る個人情報を利用停止等するかどうかの決定は、自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に行うとともに、速やかに利用停止等請求者に通知しなければならない。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は当該期間に算入しない。
- また、利用停止等請求者が補正に応じない意思を明らかにした場合にあっては、補正に応じない意思を明らかにするまでに要した日数は期間に算入しない。
イ決定期間の延長
(ア)事務処理上の困難その他正当な理由により自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に利用停止等決定等をすることができないときは、30日以内に限り利用停止等決定等をする期間を延長することができる。
(イ)留意事項は、次のとおりとする。
- a.延長する期間は、事務処理上必要な最小限の期間とする。
- b.延長する場合には、その旨を自己情報利用停止等決定等期間延長通知書（規則第24号様式）により、速やかに利用停止等請求者に通知する。
- c.担当課（所）は、自己情報利用停止等決定等期間延長通知書の写しを総合窓口へ送付する。
- また、出先機関は、主務課に対し、延長した旨の連絡を行う。
- d.自己情報利用停止等決定等期間延長通知書の「延長前の決定期間」欄には、自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日及びその日から起算して30日目（30日の計算に当たっては、補正に要した日数は算入しない。）をそれぞれ記載し、「延長後の決定期間」欄には、自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日及び延長後の決定期間の満了日をそれぞれ記載する。
- e.「決定期間を延長する理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記載する。
(4)利用停止等決定等の期限の特例の適用
ア利用停止等決定等に特に長期間を要し、自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して60日以内にそのすべてについて利用停止等決定等をすることができないと認められる場合には、利用停止等請求者に対して、利用停止等決定等の期限の特例を適用する旨を当該自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に通知する。
イ留意事項は、次のとおりとする。
- (ア)利用停止等決定等の期限の特例を適用する場合には、事務処理に要する合理的な期間内に利用停止等決定等をする。
- (イ)利用停止等決定等の期限の特例を適用する場合には、その旨を自己情報利用停止等決定等の期限の特例適用通知書（規則第25号様式）により、自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日から起算して30日以内に利用停止等請求者に通知する。
- (ウ)担当課（所）は、自己情報利用停止等決定等の期限の特例適用通知書の写しを総合窓口へ送付する。
- また、出先機関は、主務課に対し、期限の特例を適用した旨の連絡を行う。
- (エ)「本条適用前の利用停止等決定等をする期間」欄には、自己情報利用停止等請求書を受け付けた日の翌日及びその日から起算して30日目（30日の計算に当たっては、補正に要した日数は算入しない。）をそれぞれ記載する。
- (オ)「本条適用後の利用停止等決定等をする期限」欄には、期限の特例を適用し、利用停止等決定等をする期限を記載する。
- (カ)「本条を適用する理由」欄には、その理由をできるだけ具体的に記載する。
- (キ)期限の特例を適用する場合には、その理由等について、総合窓口とあらかじめ協議する。
(5)協議
担当課（所）は、個人情報を利用停止等するかどうかの決定等を行うに当たっては、総合窓口、当該個人情報に関係する本庁の各課・局等及び出先機関と、担当課（所）が出先機関の場合には主務課とも、口頭又は書面により協議を行う。ただし、軽易な事案又は既に決定の前例がある事案等については、協議を省略することができる。
(6)決定の決裁
ア利用停止等するかどうかの決定の決裁は、事務決裁規程の定めるところによる。
イ担当課（所）は、利用停止等するかどうかの決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、利用停止等請求者に送付するとともに、総合窓口へ直ちに決定通知書の写しを送付する。
また、出先機関は、主務課に対し、決定した旨の連絡を行う。
(7)決定通知書の記載事項
ア自己情報利用停止等決定通知書（規則第21号様式）の記載要領
(ア)「利用停止等をする個人情報の内容」欄
- 利用停止等をする個人情報の内容を記載する。例えば、「上記行政文書に記載されたあなたの○○に関する個人情報の□□への提供」と記載する。
(イ)「利用停止等をする理由」欄
- 利用停止等をする理由が具体的にわかるように記載する。例えば、「当該提供は△△事務の目的を超えたものであり、条例第10条に違反した取扱いと認められるため。」と記載する。
イ自己情報部分利用停止等決定通知書（規則第22号様式）の記載要領
(ア)「利用停止等をする個人情報の内容」欄
- 上記ア(ア)に同じ。
(イ)「利用停止等をする理由」欄
- 上記ア(イ)に同じ。
(ウ)「利用停止等をしない個人情報の内容」欄
- 「利用停止等請求に係る個人情報の内容」欄に利用停止等請求者が記載した利用停止等を請求する内容のうち、利用停止等をしない個人情報の内容を具体的に記載する。例えば、「上記行政文書に記載されたあなたの○○に関する個人情報の□□における利用」と記載する。
(エ)「利用停止等をしない理由」欄
- 上記イ(ウ)「利用停止等をしない個人情報の内容」について、利用停止等の趣旨のとおり利用停止等をしない理由を記載する。例えば、「当該利用は千葉県個人情報保護審議会から妥当であるとの意見を得たところであり、公益上の必要性が高く、条例第10条に違反した取扱いと認められないため」と記載する。
ウ自己情報不利用停止等決定通知書（規則第23号様式）の記載要領
(ア)「利用停止等請求に係る個人情報の内容」欄
- 自己情報利用停止等請求書に記載されたとおりに利用停止等請求に係る個人情報の内容を記載する（意味が変わらない程度に要約しても差し支えない。）。
(イ)「利用停止等をしない理由」欄
- 利用停止等請求のあった個人情報について、利用停止等の趣旨のとおり利用停止等をしない理由を記載する。
- 例えば、「上記行政文書に記載されたあなたの個人情報の□□事務への利用は、△△事務の執行という収集目的の範囲を超えたものであり、条例第8条に違反した取扱いと認められます。しかし、あなたの個人情報の□□事務への利用を停止することは○○という理由から□□事務の適正な執行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められますので、当該利用を中止しません。」と記載する。
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