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更新日:平成31(2019)年4月22日

ページ番号:23729

知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱(その2)

目次(続き)

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(7)協議

  • 担当課(所)は、個人情報を開示するかどうかの決定等を行うに当たっては、総合窓口、当該個人情報に関係する本庁の各課・局等及び出先機関と、担当課(所)が出先機関の場合には主務課とも、口頭又は書面により協議を行う。ただし、定型的な事案、軽易な事案又は既に決定の前例がある事案等については、協議を省略することができる。

(8)決定の決裁

ア  開示するかどうかの決定の決裁は、千葉県事務決裁規程(昭和31年千葉県訓令第10号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところによる。

イ  担当課(所)は、開示するかどうかの決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、開示請求者に送付するとともに、総合窓口へ直ちに決定通知書の写しを送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、決定した旨の連絡を行う。

(9)決定通知書の記載事項 

ア 自己情報開示決定通知書(規則第3号様式)の記載要領

(ア)「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄

  • 開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の特定された件名を正確に記載する。

(イ)「開示を実施する日時及び場所」欄

  • a.個人情報の開示を実施する日時は、決定通知書が開示請求者に到着するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の通常の執務時間内の日時を指定する。この場合、請求者と事前に電話等で連絡をとり、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。
  • また、総合窓口を個人情報の開示の場所に指定する場合には、当該窓口とあらかじめその日時を調整する。
  • なお、個人情報の開示を写し等の交付により行い、かつ当該写しを送付する場合には、本欄の記載は必要ない。
  • b.条例第26条第3項の規定により県以外のものに通知する場合には、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなくてはならないことに留意する。
  • c.開示の場所は、本庁の各課・局等が保有する個人情報にあっては総合窓口とする。また、出先機関が保有する個人情報にあっては、原則として当該出先機関窓口とするが、開示請求者が総合窓口で開示を希望する場合には、総合窓口を開示の場所とすることもできる。

(ウ)「開示の実施の方法」欄

  • 当該開示請求について、どのような方法で開示するかを具体的(閲覧、写しの交付、用紙に出力したものの閲覧、用紙に出力したものの交付、専用機器により再生したものの閲覧、CD-Rに複写したものの交付等)に記載する。

イ 自己情報部分開示決定通知書(規則第4号様式)の記載要領

(ア)「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄

  • 上記ア(ア)に同じ。

(イ)「開示しない部分及び開示しない理由」欄

  • 条例第17条各号のいずれかに該当する場合には、該当する不開示条項と当該条項を適用する部分及びその理由を事案の内容に応じて具体的に記載する。複数の不開示条項に該当する場合には、該当する条項ごとに当該条項と当該条項を適用する部分及びその理由を記載する(この欄に記載しきれない場合には、別紙に記載する。)。

(ウ)「開示しない部分について、その理由が消滅する期日」欄

  • 一定の期間が経過することにより不開示条項に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、その期日が明らかな場合には、不開示条項及び当該条項を適用する理由の消滅する期日を記載する。
  • この場合、併せて当該行政文書を含む簿冊等の廃棄予定年月日を「備考」欄に記載する。ただし、不開示理由の消滅する期日までに保存期間が満了する行政文書を含む簿冊等に記録された個人情報については、その消滅する期日が属する年度の翌年度の4月1日から更に1年間保存期間の延長の措置をとり、新たな廃棄予定年月日を「備考」欄に記載する。

(エ)「開示を実施する日時及び場所」欄及び「開示の実施の方法」欄

  • 上記ア(イ)及び(ウ)に同じ。

ウ 自己情報不開示決定通知書(規則第5号様式)の記載要領

(ア)「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄

  • 開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の特定された件名を正確に記載する。なお、廃棄済みで保有していない場合で件名のみが分かる場合にはそれを記載する。
  • (1)開示請求に係る個人情報を記録する行政文書を保有しておらず、件名が不明な場合、(2)上記(3)アにより開示請求を拒否する場合、(3)条例第20条の規定により存否応答拒否をする場合等は、開示請求書に記載されたとおりに開示請求する個人情報の内容(意味が変わらない程度に要約しても差し支えない。)を記載する。

(イ)「開示しない理由」欄

  • 開示請求を拒否する場合(上記(ア)(2))又は存否応答拒否をする場合(上記(ア)(3))は、該当する条項(条例第16条第1項各号、第51条等)と拒否する理由を、事案の内容に応じて具体的に記載する。
  • 条例第17条各号のいずれかに該当する場合には、該当する不開示条項と当該条項を適用する理由を事案の内容に応じて具体的に記載する。複数の不開示条項に該当する場合には、該当する条項ごとに当該条項と当該条項を適用する部分及びその理由を記載する(この欄に記載しきれない場合には、別紙に記載する。)。
  • また、開示請求に係る個人情報を保有していないことが理由となる場合には、保有していない理由を具体的に記載する。
  • さらに、存否応答拒否をする場合には、個人情報の存否を明らかにすることが不開示情報を開示することと同じ結果になる理由を、開示請求に係る個人情報が仮に存在するとした場合に適用することとなる不開示条項を示して記載する。

(ウ)「開示しない理由が消滅する期日」欄

  • 上記イ(ウ)に同じ。

(エ)存否応答拒否をする場合の留意点

  • 開示請求に係る個人情報が記録されている行政文書を保有していないときに不開示決定をし、保有しているときに存否応答拒否をしたのでは、存否応答拒否をする場合には当該行政文書が存在することを開示請求者に推測されるおそれがある。したがって、開示請求の内容に十分注意し、存否応答拒否が必要な類型の開示請求に対しては、当該行政文書の有無にかかわらず、常に存否応答拒否しなければならないことに留意する。

5.事案の移送

(1)移送の手続

示請求に係る個人情報が他の実施機関により提供されたものであるときその他他の実施機関において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の実施機関と協議の上、次の手順により処理するものとする。ただし、同一実施機関内部における担当課(所)の変更でないので注意すること。

ア 他の実施機関との協議後、当該他の実施機関に事案を移送する旨を通知するとともに当該事案に係る自己情報開示請求書又はその写しを送付する。

イ 開示請求者に対し、自己情報開示請求に係る事案移送通知書(規則第8号様式)により、事案を移送した旨を通知する。

お、開示請求に係る個人情報が複数あって、その一部について、他の実施機関に事案を移送する場合には、「移送した事案に係る個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄には、開示請求に係る行政文書及びそのうち移送した部分の両方が明らかになるように記載する。

た、開示請求に係る行政文書が複数あって、移送を受けた他の実施機関が複数となる場合には、「移送した事案に係る個人情報を記録する行政文書の件名又は内容」欄には、移送を受けた他の実施機関ごとに移送した部分が明らかになるよう記載する。

ウ 総合窓口に事案を移送した旨を通知する。

エ 事案を移送した場合には、移送を受けた他の実施機関との連絡調整を密にするとともに、必要な協力を行うものとする。

(2)その他

ア 実施機関の間の事案の移送にあたっては、条例第25条第2項の規定により、移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送を受けた実施機関がしたものとみなされる。

イ 開示請求を受けた実施機関が当該開示請求に係る個人情報を保有していない場合には、条例第25条は適用されないので注意する。

6.第三者に関する情報の取扱い

(1)意見書提出の機会の付与

ア 県及び開示請求者以外のものに対する意見書提出の機会の付与(任意的)

や他の地方公共団体等の情報、開示請求者以外の個人情報、法人等情報等県及び開示請求者以外のものに関する情報が、開示請求に係る個人情報に含まれているときは、当該個人情報が条例第17条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるとき等開示するかどうかの判断を容易に行うことができる場合を除き、当該県及び開示請求者以外のものに意見書提出の機会を与えるよう努める。

お、1件の個人情報に多数の県及び開示請求者以外のものに関する情報が記録されている場合には、必要な範囲で行う。

イ 県、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に対する意見書提出の機会の付与(義務的)

三者に関する情報が含まれている開示請求に係る個人情報を、条例第17条第2号ロ若しくは二又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき及び当該第三者に関する情報を条例第19条の規定により開示しようとするときは、当該第三者の所在が不明な場合を除き、当該第三者に対し、意見書提出の機会を与えなければならない。

(2)意見書提出の機会の付与の方法

ア (1)アの場合にあっては、担当課(所)は、県及び開示請求者以外のものに対して、当該県及び開示請求者以外のものに関する情報が記録されている個人情報に係る自己情報開示請求書が提出されたことその他必要な事項を、個人情報の開示に係る意見について(照会)(別記第2号様式)により通知し、当該県及び開示請求者以外のものから個人情報の開示に係る意見書(別記第3号様式)の提出を受けることにより行う。この場合、意見書は1週間以内に提出するよう協力を求めるものとする。

お、軽易なものについては、電話等口頭により通知することができるが、反対の意思が明らかになった場合には、反対意見書の提出について説明する。

イ (1)イの場合にあっては、担当課(所)は、第三者に対して第三者の情報が記録されている個人情報に係る開示請求書が提出されたことその他必要な事項を、意見書提出に係る通知書(規則第9号様式)により通知し、当該第三者から個人情報の開示に係る意見書(規則第9号様式別紙)の提出を受けることにより行う。この場合、意見書は1週間以内に提出するよう協力を求める。

ウ ア及びイにおいて通知書等を作成する際には、「開示請求に係る個人情報に含まれているの情報の内容」欄には情報の内容を当該県及び開示請求者以外のもの並びに第三者が理解できると認められる程度に具体的に記載するものとする。

エ 通知を行った担当課(所)は、県及び開示請求者以外のもの並びに第三者の氏名若しくは名称、住所若しくは所在地、通知年月日、通知の内容又は当該県及び開示請求者以外のもの並びに第三者の意見その他参考となる事項を、必要に応じて記録するよう努めるものとする。

(3)反対意見書を提出したものへの通知

ア 県以外のものに関する情報について、反対意見書の提出があったにもかかわらず開示決定した場合には、当該反対意見書を提出したものに対し、個人情報の開示に係る通知書(規則第10号様式)によりその旨を通知する。この通知は、期限の特例を適用して開示される場合や審査請求に対する裁決を受けて開示される場合も同様に行う。

お、当該開示決定に対し審査請求を提起しただけでは開示の実施は停止されないので、併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を説明するよう努める(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第25条を参照)。

た、開示しない旨の決定をした場合には、口頭又は書面で通知する。

イ 個人情報の開示に係る通知書の記載に当たっては、次の点に留意する。

  • (ア)本文中、「第48条において準用する同条例第26条第3項」を抹消する。
  • (イ)「開示決定に係る年月日等」欄には、開示請求者に対する決定通知書の年月日及び文書番号を記載する。
  • (ウ)「開示決定をした理由」欄には、県及び開示請求者以外のもの並びに第三者に関する情報が条例第17条各号の不開示条項に該当しない理由又は条例第19条の規定により個人の権利利益を保護するため特に開示することが必要な理由をできるだけ具体的に記載する。
  • (エ)「開示を実施する日」欄には、開示決定をした日から少なくとも2週間を置いた日を記載する。また、開示請求者からの申出により開示を実施する日を変更する場合には、必ず当初の開示実施日より先の日を指定するものとする。

7.個人情報の開示の実施

(1)開示請求に係る個人情報の記録された行政文書又は図画の開示の方法

ア 閲覧の方法

  • 開示請求に係る個人情報の記録された行政文書又は図画については、これらの原本又はその写しを閲覧に供することにより行う。その際、写真機等の使用の申出があった場合は認めるものとする。
  • 原本を閲覧に供することにより、当該行政文書の汚損、破損につながるおそれがある場合、部分開示をする場合、台帳等日常業務に使用しているもので事務に支障を及ぼすおそれがある場合等は、行政文書の写しにより行うことができる。

イ 写しの交付の方法

  • (ア)開示請求に係る個人情報の記録された行政文書又は図画については、複写機により、当該行政文書又は図画の写しを作成し、これを交付することにより行う。
  • (イ)開示請求に係る個人情報の記録された行政文書が多色刷りの場合にあっては、開示請求者の希望を確認し、その申出があったときは、多色刷りに対応した複写機により当該行政文書の写しを作成して、これを交付する。
  • (ウ)写しの作成は、対象となる行政文書の原寸により行う。ただし、複写作業に著しい支障を来たさないと認められる場合であって、開示請求者から申出があったときは、拡大・縮小することにより写しを作成することができる。
  • (エ)写しを作成する際の片面・両面の取扱いは、原則として、原本と同様になるように行う。
  • (オ)用紙の大きさはA3判以内とする。A3判を超える大きさの行政文書については、原則としてA3判以内の大きさに分割して複写したものを交付する。

ウ 部分開示の方法

(ア)不開示部分と開示部分とが別のページに記録されているときは、

  • a.取りはずしのできるものは、不開示部分を取りはずして開示を行う。なお、この場合、不開示部分があることを説明するなどして明確に示す。
  • b.取りはずしのできないもの(例:用紙の表・裏の場合、袋とじを行った場合)は、開示部分のみを複写機で複写し、又は不開示部分に袋をかけて閉鎖する。

等の方法により行う。

(イ)不開示部分と開示部分とが同一ページに記録されているときは、原本を複写したものにマスキング等を施し、再度複写する。

(2)開示請求に係る個人情報の記録されたマイクロフィルムの開示の方法

ア マイクロフィルムについては、マイクロプリンターにより複写したもので閲覧又は写しの交付を行う。

イ 部分開示の方法は、上記(1)ウと同様とする。

(3)開示請求に係る個人情報の記録された電磁的記録の開示の方法

ア 閲覧又は視聴の方法

  • (ア)録音テープ、ビデオテープ等音声又は映像が記録されたものについては、それぞれ専用機器により再生したものの視聴により行う。
  • (イ)上記(ア)以外の電磁的記録については、機器整備の状況や部分開示の方法など技術的な問題等を考慮し、原則として、電磁的記録の内容を用紙に出力したものの閲覧により行う。ただし、容易に対応できるときは、パーソナルコンピュータのディスプレイ装置等の専用機器により再生したものの閲覧により行うことができる。

イ 複写したもの等の交付の方法

  • (ア)上記ア(ア)の電磁的記録については、録音テープ、ビデオテープ等に複写したものの交付により行う。
  • (イ)上記ア(イ)の電磁的記録については、原則として、用紙に出力したものの交付により行う。ただし、容易に対応できるときは、当該電磁的記録をCD-R等の他の電磁的記録媒体に複写したものの交付により行うことができる。
  • (ウ)開示請求者が、特にCD-R等の電磁的記録媒体に複写したものの交付を希望している場合であって、容易に対応できるときは、希望に応ずるよう努める。
  • (エ)(イ)で他の電磁的記録媒体に複写したものの交付により行う場合には、原則として同一のファイル形式により行う。また、電磁的記録媒体については、県のシステムに対する安全の確保上、担当課(所)で用意したものを用いて、複写したものの交付を行うこととする。
  • (オ)一の開示請求(複数の担当課(所)にまたがらないもの)により複数の個人情報を開示請求された場合には、当該複数の個人情報を1枚のCD-R等に合わせて複写し、交付することができる。

ウ 部分開示の方法

  • (ア)上記ア(ア)の電磁的記録の場合
    • 視聴に供することができる部分から不開示情報に係る部分を容易に区分して除くことができ、かつ、不開示情報に係る部分を区分して除いた部分に客観的にみて有意の情報が記録されていると認められる場合に行う。
  • (イ)上記ア(イ)の電磁的記録の場合
    • 原則として、用紙に出力したものに文書又は図画の場合と同様の処理(上記(1)ウ)を行う。

(4)日時及び場所

ア 日時及び場所

  • (ア)個人情報の開示は、自己情報開示決定通知書又は自己情報部分開示決定通知書(以下「開示決定通知書等」という。)によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施する。なお、開示請求者の希望により、写し等の交付を送付により行うことができる。
  • (イ)本庁の課・局等が保有する個人情報の開示は総合窓口で実施し、出先機関が保有する個人情報の開示は、原則として、当該出先機関窓口において実施する。

イ 日時及び場所の変更

  • 開示請求者がやむを得ない理由により指定した日時に開示の実施を受けることができない場合には、別の日時に開示を実施することができる。この場合、開示請求者から開示決定通知書等の文書番号、行政文書の件名等により開示決定を特定した上で、あらかじめ具体的な開示希望日時の申出があった場合には、担当課(所)の職員が開示に応ずることができる別の日時を改めて指定するものとし、開示決定通知書等の原議の備考欄に変更後の日時を記載し、改めて開示決定通知書等は送付しないものとする。なお、指定日時を変更する場合には、あらかじめ個人情報窓口と調整する。

(5)担当課(所)の職員の事務

ア 個人情報の開示の準備等

  • 担当課(所)の職員は、当該決定に係る個人情報の記録された行政文書を個人情報窓口に持参し、開示の実施の準備をする。

イ 開示決定通知書等の提示の要求等

  • 担当課(所)の職員は、開示請求者に対して開示決定通知書等の提示及び第3の3(2)と同様の書類の提示又は提出を求めることにより、個人情報の開示を受けようとする者が当該開示請求に係る請求者本人であるかの確認をする。

ウ 行政文書の開示

  • 開示は担当課(所)の職員が行い、必要に応じて、個人情報の内容について説明する。
  • 担当課(所)の職員は、開示請求者に対し、次の指示(注意)等をした上で、個人情報を閲覧又は視聴させ、又はその写し等を交付する。
  • (ア)個人情報を閲覧又は視聴する者は、当該個人情報の記録された行政文書を改ざんしてはならないこと。
  • (イ)個人情報を閲覧又は視聴する者は、当該個人情報の記録された行政文書を汚損し、若しくは破損し、又はそれらのおそれのある行為(喫煙等)をしてはならないこと。
  • (ウ)個人情報を閲覧又は視聴する際、閲覧又は視聴する者が、個人情報の記録された行政文書を改ざんし、汚損し、若しくは破損したとき、又はこのような行為をするおそれがあると認められたときは、閲覧又は視聴を停止し、又は禁止することができること。

(6)個人情報の閲覧等の実施後の写し等の交付

初は閲覧又は視聴のみ希望していた場合でも、開示の当日に写し等の交付を求められることも予想されるが、この場合、原則としてその場で写し等を交付する。ただし、当該写し等の作成に時間を要するときは、送付により又は再度の来庁を求めて交付する。

(7)委託等による方法

当課(所)において写し等を作成することが困難な場合等には、委託等による方法により行う。この場合の当該委託等に要する実費については、開示請求者の負担とし、金額について事前に説明し、あらかじめ納入されるよう留意する。(例:スライド又は写真フィルムを印画紙に印画したものの交付により行う場合の印画に要する費用)

(8)写し等の交付

人情報の写し等の交付は、写し等の交付申請書(規則第11号様式)の提出を求め、次により行う。

ア 写し等の交付部数

  • 個人情報の写し等の交付部数は、開示請求1件につき1部とする。

イ   費用の額及び徴収の方法

  • 写し等の作成に要する費用は、次の(ア)に掲げるとおりとし、開示請求者の負担とする。この費用はあらかじめ、写し等の種別、枚数等を確認し、次の(イ)に掲げるところにより徴収する。また、開示請求者が、送付による写し等の交付を希望している場合には、送付用の郵便切手等を事前に提出させる。
  • なお、条例第29条ただし書により、費用負担を徴収しない取扱いを希望する者には、写し等の交付申請書備考欄にその理由を記載してもらうとともに、生活保護受給者証明書等、理由となる事実を証明する書類の提出を求めたうえ、徴収しない取扱いをした旨を写し等の交付申請書に記載する。

(ア)費用の額

区分

種別

規格

金額

(1)

複写機による単色刷り

A3判まで

1枚当たり10円

(2)

複写機による多色刷り

A3判まで

1枚当たり20円

(3)

CD-R

1枚当たり40円

(4)

DVD-R

1枚当たり50円

備考

  1. (1)及び(2)について、A3判を超える大きさのものである場合には、原則としてA3判以内の大きさに分割して複写したものを交付する。
  2. 両面刷りは2枚と換算する。
  3. マイクロフィルムをマイクロプリンターにより複写したものをもって写しの交付を行う場合には、文書又は図画の写しの交付に準じ、(1)又は(2)の額とする。
  4. 電磁的記録を用紙に出力したものの交付に要する費用は、文書又は図画の写しの交付に準じ、(1)又は(2)の額とする。
  5. (3)及び(4)以外の電磁的記録媒体(ビデオテープ等)により、複写したものの交付を行う場合には、当該電磁的記録媒体の購入経費に相当する額とする。
  6. (1)から(4)までにかかわらず、写し等を委託等の方法により作成する場合には、当該委託等に要する費用に相当する額とする。

(イ)徴収の方法

  • a.写し等の作成に要する費用の収納事務は、千葉県財務規則(昭和39年千葉県規則第13号の2)の定めるところによる。
  • b.送付により写し等の交付を行う場合には、開示請求者に当該写し等の作成に要する費用の額及び送付に要する郵便切手代等を示した書類並びに行政文書等の写し等の交付申請書を送付し、開示請求者から当該写し等の作成に要する費用(切手不可)、行政文書等の写し等の交付申請書及び送付用の郵便切手等の提出を受けた後、領収証書と当該写し等を送付する。

(9)写し等の送付

し等の送付は、写し等の交付申請書に送付による交付を希望する旨の記載があった場合に行うものとし、次の点に留意する。

  • ア 写し等の交付申請書に記載された住所及び氏名が、開示請求書の記載と一致していることを確認すること。
  • イ 開示請求書に記載された住所又は氏名と写し等の交付申請書に記載された住所又は氏名が異なる場合には、写し等の交付申請書に記載された住所及び氏名を第3の3(2)に準じて確認すること。
  • ウ 写し等の送付先は住所であること。

(10)開示の内容の連絡

示請求に応じて個人情報の開示を実施した担当課(所)は、必要に応じ、関係課・局等及び出先機関(他の実施機関を含む。)並びに当該個人情報の収集先に対して、当該個人情報の開示の内容を連絡する。

8.開示請求及び開示の特例(口頭による開示請求)

(1)口頭による開示請求の対象

例第28条第1項の規定により口頭により開示請求できる個人情報は、担当課(所)の長が次に掲げる基準により定める。

  • ア 本人の開示に対する需要の高いもの
  • イ 開示について特に即時性が要求されるもの
  • ウ 情報の記録形態が定型的で、開示に関する判断をあらかじめ一律に行っておくことになじむもの
  • エ 実務上即時の開示に対応することが可能なもの

(2)開示の場所及び期間の決定

頭による開示請求に係る開示の場所は、原則として、担当課(所)とする。

示の期間は、個人情報の性質、内容、記録形態、対象となる個人数等を考慮し、原則として、開示を開始する日から起算して1箇月以内とする。

た、「開示を開始する日」は、試験にあっては、合格の発表の日とするが、特別の理由がある場合には、合格の発表の日から起算して1週間以内の日とすることができる。

(3)開示請求の受付

ア 受付の場所

  • 口頭による開示請求は、開示を行う場所で受け付ける。受付場所には、口頭開示処理表(別記第4号様式)を備え置き、常に請求件数等が把握できるようにしておくこととする。

イ 請求の内容の確認

  • 請求の内容が口頭により開示請求できるものであるかどうかを確認する。

ウ 本人等であることの確認

  • 自己情報開示請求書の提出による場合と同様(第3の3(2)参照)とするが、本人が請求を行う場合においては、本人と本人の顔写真を照合し得る受験票等の提示による本人確認を行うことができる。

(4)開示の実施

ア 開示の時期

  • 口頭による開示請求を受け付けた場合は、その場で直ちに開示する。

イ 開示の方法

開示の方法は、原則として閲覧によるものとする。ただし、請求者が求めるときは、口頭による伝達、情報の内容を転記した書類の交付等により行うこともできる。

(5)開示の実施の報告

  • 口頭による開示請求に係る事務を行う担当課(所)は、開示の期間終了後速やかに、口頭開示実施報告書(別記第5号様式)を総合窓口へ提出する。

第4.訂正請求に係る事務

1.個人情報窓口における相談及び案内

(1)訂正請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、訂正請求の内容が訂正請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努める。

(2)訂正請求をする場合には、訂正請求に係る個人情報について、条例第21条第1項の決定により開示(第51条第1項の規定により開示を受けた場合を含む。)を受けていることが必要であるので、訂正請求者に自己情報開示決定通知書の提示を求める等の方法により、既に開示を受けていることを確認する。開示を受けていない場合は、開示請求をして当該決定により開示を受ける必要がある旨を説明する。

2.個人情報窓口における自己情報訂正請求書の受付等

(1)訂正請求の方法

ア 訂正請求は、訂正請求をしようとする者が、必要事項を正確に記載した自己情報訂正請求書を、個人情報窓口に持参し提出することにより行う。

ただし、訂正請求しようとする者が、次の(1)から(3)までの要件のすべてに該当する場合は、自己情報訂正請求書を送付し又は他の者に持参させることにより行うことを認めることができる。

  • (1)訂正請求しようとする者が病気、身体の障害等真にやむを得ない理由により窓口等で請求することが困難であると認められること。
  • (2)診断書その他の第三者が作成した病気又は身体に障害があるため窓口等で請求できない理由を証する書類が提出されること。
  • (3)訂正請求しようとする者が本人であることが明らかであると認められること。

イ 原則として、自己情報訂正請求書は個人情報1件ごとに作成するよう指導するものとする。ただし、同一の担当課(所)に、相互に密接な関連のある複数の個人情報について訂正請求しようとする場合は、1枚の自己情報訂正請求書に記載することとして差し支えない。

(2)本人等であることの確認

第3開示請求に係る事務」の「3(2)本人等であることの確認」の規定を準用する。

この場合、「開示請求」とあるのは「訂正請求」、「自己情報開示請求書」とあるのは「自己情報訂正請求書」、「開示請求者」とあるのは「訂正請求者」、及び「開示請求書」とあるのは「訂正請求書」と読み替える。

(3)自己情報訂正請求書の記載事項を確認する際の留意事項

己情報訂正請求書には、特定個人情報用の様式(規則第12号様式の2)とそれ以外の個人情報の様式(規則第12号様式)があるので、対象となる自己情報がどちらに該当するのかを事前に確認する必要がある。

ア 「住所、氏名、連絡先電話番号」欄

  • (ア)決定通知書等の送付先の特定及び連絡調整のため、住所を正確に記載してもらう。
  • (イ)第3の3(2)アに掲げる書類等により確認した訂正請求者の氏名を正確に記載してもらう。なお、押印の必要はない。
  • (ウ)訂正請求者と確実かつ迅速に連絡が可能な電話番号を記載してもらう。
  • (エ)法定代理人(親権者を除く。)による訂正請求で、かつ、未成年後見人又は成年後見人が法人である場合は、主たる事務所の所在地、法人の名称、代表者の氏名、担当者名及び連絡先電話番号を記入してもらう。

人の委任による代理人による特定個人情報の訂正請求で、かつ、代理人が法人等である場合も、同様に記載する。

イ 「訂正請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄

  • 自己情報開示決定通知書又は自己情報部分開示決定通知書の「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書の件名」欄に記載された行政文書の件名(第51条第1項の規定により開示を受けた場合においては、他の法令等の規定に定める開示決定通知書等の記載内容により特定された行政文書の件名等)を記載してもらう。

ウ 「訂正請求の趣旨」欄

  • どの箇所をどのように訂正するかを具体的に分かるように記載してもらう。
  • なお、訂正請求は事実の誤りの場合のみ行うことができるものであり、事実の誤り以外の訂正を求めることはできない旨留意する。

エ 「訂正請求の理由」欄

  • 訂正を請求する理由を具体的に分かるように記載してもらう。例えば、「○○に記載されている私の住所に関する情報は転居前の情報であり、現在住民票に記載されている住所と異なっているため」等とする。

オ 「代理人の区分」欄

  • 本人の法定代理人が訂正請求する場合又は本人の委任による代理人が特定個人情報の訂正請求をする場合に、該当部分の□にレを記入してもらう。
  • また、当該本人が未成年者である場合にあっては、当該本人の生年月日を記入してもらう。

カ 「本人の氏名及び住所」欄

  • 本人の法定代理人が訂正請求する場合又は本人の委任による代理人が特定個人情報の訂正請求をする場合に、本人の氏名及び住所を記載してもらう。

(4)事実を証明する書類等の提出等

  • 訂正請求者に、訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする書類等の提出又は提示が必要である旨を説明し、当該書類等の提出又は提示を求めるものとする。提示を求めた場合は、原則として書類等の写しなどをとること。

(5)自己情報訂正請求書の職員記入欄の留意事項

ア 「本人確認用書類」欄

  • 本人等の確認を行った書類の□にレを記入する。この場合において、「運転免許証」又は「旅券」に該当するときはその番号等、「その他」に該当するときは書類の名称等必要な事項を記載する。

イ 「担当課(所)」欄

  • 担当課(所)の名称及び電話番号を記載する。

ウ 「備考」欄

  • 請求に係る個人情報の特定及び検索を行う上で参考となる事項(訂正請求者が提示した当該個人情報に係る開示決定通知書等に付された文書番号等)がある場合は、担当課(所)と連絡の上、当該事項を請求者から聴取し、記載するほか、他の欄に記載できなかったこと、今後の事務処理上参考となる事項等を記載する。また、法定代理人による請求の場合には、訂正請求者が親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認した書類の名称等を、本人の委任による代理人が特定個人情報の訂正請求をする場合は本人の委任があることを確認した書類の名称等を併せて記載する。

(6)自己情報訂正請求書の補正

  • 提出された自己情報訂正請求書に必要事項の記載漏れ(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)等の形式上の不備があるときは、訂正請求者に対してその箇所の補正を求めることができる。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは所要の情報の提供に努める。

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お問い合わせ

所属課室:総務部審査情報課個人情報保護班

電話番号:043-223-4628

ファックス番号:043-227-7559

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