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報道発表案件

更新日:平成30(2018)年8月17日

千葉県職員採用試験申込書の紛失について

発表日:平成30年8月17日

千葉県人事委員会事務局任用課

千葉県人事委員会が8月8日に開催した「千葉県職員採用セミナー」において提出された千葉県職員採用試験の申込者369名のうち、1名分(整理番号「1678」)の申込書を紛失する事案が発生しました。

当該申込者の方に多大な御迷惑をおかけするとともに、県民の皆様の信頼を損なうことになり深くお詫び申し上げます。今後このようなことが二度と起こらないよう、再発防止に努めてまいります。

今回の申込書の紛失により、この1名の方の氏名、連絡先が分からないため、県人事委員会では「千葉県職員採用セミナー」会場において申込書の提出をした方で、お手元に受験票が郵送されていない方は、県人事委員会に連絡していただくよう、本日から県ホームページを通じて呼びかけを行います。

1.経緯

平成30年8月8日

申込者が「千葉県職員採用セミナー」の会場(千葉県教育会館)において、千葉県職員採用試験の申込書(以下、「申込書」という。)を提出し、担当者が申込書を確認の上で受理しました。同日、担当者が人事委員会事務局任用課に持ち帰り、合計枚数を確認した後に、マチ付き封筒に入れ執務室に保管しました。

平成30年8月9日

担当者がマチ付き封筒から申込書を取り出し、職種別に分類を行った際、使用済のマチ付き封筒は、シュレッダーにかけて廃棄しました。

平成30年8月10日

担当者が他の職員とともに職種別の人数を数えたところ、8日に確認した合計枚数から1枚足りないことに気づきました。全ての申込書について整理番号順の確認を行ったところ、受付最後の番号である「1678」の整理番号が付番された申込書が無くなっていることが判明しました。同日から執務室内を捜していますが、当該書類は発見できていません。

2.紛失の原因及び状況

マチ付き封筒から申込書を取り出した際、封筒の中に1枚残っていることに気づかず、シュレッダーにより裁断してしまった可能性が高いと考えられます。なお、申込書には氏名、住所、生年月日などの個人情報が記載されていますが、セミナー終了後に任用課内で整理番号「1678」の申込書があることを確認しており、その後の持ち出しを行っていないため、外部への流出の可能性はないものと判断しています。

3.再発防止策

こうした事案の再発を防止するために、以下の対策を徹底します。

(1)

セミナー会場の受付においては、事務局内で使用している申込書専用の保管ケースではなく、今回はマチ付封筒を使用したことにより、紛失に繋がったと考えられるため、今後は専用の保管ケースでの管理を徹底し、取扱いに細心の注意を払うものとします。

(2)

不測の事態に備えて、万が一、申込書を紛失した場合でも申込者に連絡できるよう、新たに受付簿を作成し管理します。

(3)

事務作業の全体を通して、ダブルチェックの徹底を再確認します。

4.今回の対応

(1)

8月8日の千葉県職員採用セミナー会場において申込書の受付を行った方については、受験票の発送を通常(9月上旬)よりも前倒し、8月16日に受験票を郵送しました。

(2)

今回、申込書を紛失した方には、この受験票が届かないこととなるため、千葉県職員採用セミナーにおいて受験申込を行った方で、受験票が届かない方は、千葉県人事委員会まで連絡していただくよう千葉県ホームページで呼びかけます。

(3)

申込者に対し受験の機会を奪うことのないよう方策を講じます。

5.問い合わせ先

千葉県人事委員会事務局任用課 電話(043-223-3717)

<参考>職員採用セミナーの概要

日時 平成30年8月8日(水曜日)
会場 千葉県教育会館大ホールほか
対象者 平成30年度の中・初級等採用試験を受験希望の方
内容

1.全体説明会(県政及び採用試験制度の説明など)

2.仕事説明会

3.職場見学

4.個別相談

5.申込受付

参加者数 740名(うち、試験申込者369名)

記者発表資料

採用試験申込書(PDF:429KB)

経緯フロー図(PDF:53KB)

よくある質問

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お問い合わせ

所属課室:人事委員会事務局任用課任用・試験班

電話番号:043-223-3717

ファックス番号:043-201-0011

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