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ホーム > 県政情報・統計 > 情報公開・個人情報保護 > 個人情報保護 > 制度の概要 > 条例・規則等 > 知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱(その1)

更新日:平成30(2018)年7月4日

知事が取り扱う個人情報の保護に関する事務取扱要綱(その1)

(平成5年9月20日制定)

[沿革]平成8年4月1日、9年4月1日、12年4月1日、13年4月1日、17年4月1日、19年4月1日、19年10月1日、21年4月1日、23年4月1日、24年7月9日、25年4月1日、26年11月1日、27年4月1日、28年1月1日、28年3月25日、29年3月30日、29年5月29日改正

目次

(次へ)

第1.趣旨

この要綱は、別に定めがある場合のほか、千葉県個人情報保護条例(平成5年千葉県条例第1号。以下「条例」という。)に基づき、知事が行う特定個人情報を含む個人情報の保護に関する事務の取扱いについて必要な事項を定める。

第2.個人情報窓口の設置等

1.個人情報窓口の設置

個人情報の開示請求の受付等を行うほか、個人情報の取扱いに関する相談及び案内を行うため、次のとおり個人情報窓口を設置する。

(1)総合窓口

総務部審査情報課(千葉県庁南庁舎1階)

(2)各出先機関窓口

千葉県組織規程(昭和32年千葉県規則第68号。以下「組織規程」という。)第5条に規定する出先機関(以下「出先機関」という。)の文書事務を担当している課等で、各出先機関の長が指定するところ。

2.個人情報窓口で行う事務

(1)総合窓口で行う事務

ア個人情報の取扱いに係る相談及び案内に関すること。

イ請求に係る個人情報が記録された行政文書を保有し、又は個人情報の取扱いを行った本庁の課・局等及び出先機関(以下「担当課(所)」という。)との連絡調整に関すること。

ウ担当課(所)が取り扱う個人情報に係る次の書類の受付に関すること。

(ア)自己情報開示請求書(知事が取り扱う個人情報等に関する千葉県個人情報保護条例施行規則(平成5年千葉県規則第72号。以下「規則」という。)第2号様式)

(イ)自己情報開示請求書(特定個人情報用)(規則第2号様式の2)

(ウ)自己情報訂正請求書(規則第12号様式)

(エ)自己情報訂正請求書(特定個人情報用)(規則第12号様式の2)

(オ)自己情報利用停止等請求書(規則第20号様式)

(カ)自己情報利用停止等請求書(特定個人情報用)(規則第20号様式の2)

エ開示請求、訂正請求及び利用停止等請求(以下「請求等」という。)に係る担当課(所)との協議に関すること。

オ個人情報が記録された行政文書の閲覧又は視聴の場所の提供及び写し等の交付(写し等の送付を含む。)に関すること。

カ個人情報の取扱状況を明らかにするための個人情報取扱事務登録簿(規則第1号様式。以下「登録簿」という。)の整備及びその閲覧に関すること。

キ個人情報が記録された行政文書の写し等の供与に要する費用の徴収に関すること。

ク個人情報を開示するかどうか、訂正するかどうか又は利用停止等をするかどうかの決定に係る審査請求書の受付に関すること。

ケ担当課(所)が行う個人情報の取扱いに関する苦情の受付に関すること。

コ事業者が行う個人情報の取扱いに関する苦情相談に関すること。

サ事業者に対する指導、助言等に関すること。

シ個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

(2)各出先機関窓口で行う事務

当該出先機関が取り扱う個人情報について次に掲げる事務を行う。

ア個人情報の取扱いに係る相談及び案内に関すること。

イ次に掲げる書類の受付に関すること。

(ア)自己情報開示請求書

(イ)自己情報開示請求書(特定個人情報用)

(ウ)自己情報訂正請求書

(エ)自己情報訂正請求書(特定個人情報用)

(オ)自己情報利用停止等請求書

(カ)自己情報利用停止等請求書(特定個人情報用)

ウ個人情報が記録された行政文書の閲覧又は視聴の場所の提供及び写し等の交付(写し等の送付を含む。)に関すること。

エ個人情報の取扱状況を明らかにするための登録簿の整備及びその閲覧に関すること。

オ個人情報が記録された行政文書の写し等の供与に要する費用の徴収に関すること。

カ個人情報を開示するかどうか、個人情報を訂正するかどうか又は個人情報の利用停止等をするかどうかの決定に係る審査請求書の受付に関すること。

キ個人情報の取扱いに関する苦情の受付に関すること。

3.担当課(所)で行う事務

当該担当課(所)が取り扱う個人情報について、次に掲げる事務を行う。

(1)当該担当課(所)が本庁の各課局である場合は、次に掲げる書類の受付及び補正に関すること。

ア自己情報訂正請求書

イ自己情報利用停止等請求書

なお、自己情報開示請求書の受付については、原則として総合窓口で行い、当該担当課(所)では行わないものとする。ただし、総合窓口と連絡の上、請求者の利便等を勘案し、当該担当課(所)でも行うことができるものとする。

(2)請求等に係る個人情報の検索に関すること。

(3)請求等に対する決定等(請求を拒否する場合を含む。)及びその通知に関すること。

(4)意見書提出の機会の付与等に関すること。

(5)開示の決定をした個人情報が記録された行政文書の開示場所への搬入等に関すること。

(6)開示、訂正、利用停止等の実施及びそれらの報告に関すること。

(7)開示するかどうか、訂正するかどうか又は利用停止等するかどうかの決定に係る審査請求書の受付及び補正に関すること。

(8)審査請求事案の千葉県個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)への諮問に関すること。

(9)審査請求についての弁明書の作成及び送付並びに反論書の送付に関すること。

(10)提出書類等の閲覧等に関すること(行政不服審査法第38条第1項参照)。

(11)提出書類等の交付に係る手数料の減額・免除に関すること(行政不服審査法第38条第5項参照)。

(12)審理手続終結の通知に関すること。

(13)行政不服審査法第2章第3節に規定する審理手続に関すること((9)から(12)まで並びに同法第31条及び第34条から第37条までに規定するものを除く。)。

(14)審査請求についての裁決及び通知に関すること。

(15)個人情報の取扱いに係る苦情の受付及び処理に関すること。

(16)請求等に係る総合窓口との協議等に関すること。

4.審理手続を行う主管課等で行う事務

主管課又は主務課(担当課が主管課の場合にあっては、調整後の他課。以下「審理手続を行う主管課等」という。)は、次に掲げる事務を行う。

行政不服審査法第31条及び第34条から第37条までに規定する審理手続に関すること(行政不服審査法第9条第4項参照)。

 

第3.開示請求に係る事務

1.個人情報窓口における相談及び案内

(1)開示請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、開示請求の内容が開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努める。

(2)開示請求に係る個人情報が特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報)である場合には、開示請求に係る取扱いに相違点(本人の委任による代理が認められること等)があるため、十分な説明と確認をすること。

(3)開示請求に係る個人情報が、統計法(平成19年法律第53号)第2条第11項に規定する調査票情報に含まれる個人情報である場合その他条例第6条に掲げるものである場合には、この条例は適用されないので、その旨を説明する等適切に対応するものとする。

(4)開示請求に係る個人情報が、条例第28条第1項の規定により口頭により開示請求を行い、開示を受けることができるものである場合は、開示場所への案内等を行うものとする。

2.開示請求の対象外

開示請求に係る個人情報が、次の(1)から(5)に該当する場合には請求の対象とならないので、その旨を説明し、必要に応じ担当部署又は施設の案内等を行う。

(1)開示請求に係る個人情報が、一般に購入可能な書籍や、博物館等で特別な管理がされているなど行政文書から除かれているものである場合(条例第2条第3号ただし書イからハまで)。

なお、県文書館(1階「行政資料販売コーナー」)において有償頒布している冊子等があるので、求めがあれば確認の上、同館の案内等を行う。

(2)開示請求に係る個人情報が、他の法令等の規定によって閲覧若しくは視聴又は謄本等の交付が認められている場合における当該他の法令に認められる方法により開示される場合(条例第51条第1項)。

(3)開示請求に係る個人情報が、県の文書館等において一般への閲覧・貸出が行われているものである場合(条例第52条第1項)。

(4)開示請求に係る個人情報が、法律の規定により、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号)第4章の規定を適用しないこととされている書類等に記録された個人情報である場合(条例第52条第2項第1号)。

(5)開示請求に係る個人情報が、刑事事件若しくは少年の保護事件に係る裁判、検察官、検察事務官若しくは司法警察職員が行う処分、刑若しくは保護処分の執行、更生緊急保護又は恩赦に関する個人情報(当該裁判、処分若しくは執行を受けた者、更生緊急保護の申出をした者又は恩赦の上申があった者に係るものに限る。)である場合(条例第52条第2項第2号)。

3.個人情報窓口における自己情報開示請求書の受付等

(1)開示請求の方法

ア開示請求(条例第28条第1項の規定により行われるものを除く。以下4までにおいて同じ。)は、開示請求をしようとする者が、必要事項を正確に記載した自己情報開示請求書を、個人情報窓口に持参し提出することにより行う。

ただし、開示請求しようとする者が、次の<1>から<3>までの要件のすべてに該当する場合は、自己情報開示請求書を送付し又は他の者に持参させることにより行うことを認めることができる。

  1. 開示請求しようとする者が病気、身体の障害等真にやむを得ない理由により窓口等で請求することが困難であると認められること。
  2. 診断書その他の第三者が作成した病気又は身体に障害があるため窓口等で請求できない理由を証する書類が提出されること。
  3. 開示請求しようとする者が本人であることが明らかであると認められること。

イ原則として、自己情報開示請求書は個人情報1件ごとに作成するよう指導するものとする。ただし、同一の担当課(所)に、相互に密接な関連のある複数の個人情報について開示請求しようとする場合は、1枚の自己情報開示請求書に記載することとして差し支えない。

(2)本人等であることの確認

ア本人による開示請求の場合

(ア)本人が自己情報開示請求書を総合窓口又は各出先機関窓口に持参して提出することにより開示請求を行う場合

a.提示書類等

  • 本人確認のために提出し、又は提示しなければならない書類等は、個人番号カード(表面)、運転免許証又は旅券のほか次に掲げる書類等とする。
  • 官公庁の発行する身分証明書
  • 船員手帳
  • 海技免状
  • 猟銃・空気銃所持許可証
  • 戦傷病者手帳
  • 宅地建物取引主任者証
  • 電気工事士免状
  • 無線従事者免許証
  • 健康保険、国民健康保険又は船員保険の被保険者証
  • 共済組合員証
  • 国民年金手帳
  • 国民年金、厚生年金保険又は船員保険に係る年金証書
  • 共済年金又は恩給等の証書
  • 印鑑登録証明書(印鑑登録手帳)及び印鑑
  • その他本人であることを証すると認める書類等

b.確認の方法

(a)官公庁(特殊法人を含む。)が発行する写真のはり付けられた書類等により本人確認を行う場合は、開示請求者と書類等の写真を照合して確認するものとする。

(b)(a)以外の書類等により本人確認を行う場合は、複数の書類等の提出又は提示を求めるものとする。

(c)開示請求書に記載されている開示請求をしようとする者の住所と本人確認のため提出又は提示しなければならない書類等に記載されている住所が異なっている場合には、次のa’又はb’に掲げる書類であって、開示請求をする日前30日以内に作成されたものの提出又は提示を求めることにより開示請求しようとする者の住所を確認する。

  • a’住民票の写し
  • b’開示請求をしようとする者がaに掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして知事が適当と認める書類

(イ)自己情報開示請求書を送付し又は他の者に持参させることにより開示請求を行う場合

  • 自己情報開示請求書を送付し又は他の者に持参させることにより開示請求を行う場合には、ア(ア)aに掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの及び(ア)b(c)に掲げる書類の提出又は提示を求める。
  • この場合において、開示請求を他の者に持参させることにより行おうとするときは、当該他の者は、開示請求をしようとする者に代わって自己情報開示請求書を持参した旨を証明する書類及び当該他の者が開示請求をしようとする者に代わって自己情報開示請求書を持参した者であることを証明するア(ア)aに掲げる書類等を提出又は提示しなければならない。

イ法定代理人による開示請求の場合

  • 法定代理人による開示請求の場合は、ア(ア)aに掲げる書類等により法定代理人自身の身分を確認するほか、開示請求に係る個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び開示請求者が親権者若しくは未成年後見人又は成年後見人であることを明らかにする書類(戸籍謄本、後見登記事項証明書等)であって開示請求をする日前30日以内に作成されたものの提出又は提示を求める。
  • なお、法定代理人が法人である場合には、当該法人を代表して開示請求書を提出する役員、職員についてア(ア)aに掲げる書類により身分を確認するとともに、当該者と法人との関係を疎明する書類(社員証、名刺等)の提示を求めるものとする。

ウ本人の委任による代理人が特定個人情報の開示請求を行う場合

  • 本人の委任による代理人が特定個人情報の開示請求を行う場合は、ア(ア)aに掲げる書類等により代理人自身の身分を確認するほか、委任状(別紙参考様式参照)及び本人の委任が真正であることを確認するために必要な次の書類の提出又は提示を求める。
  • なお、本人の委任による代理人が法人等である場合には、当該法人等を代表して開示請求書を提出する役員、職員について、ア(ア)aに掲げる書類により身分を確認するとともに、当該者の法人等との関係を疎明する書類(社員証、名刺等)の提示を求めるものとする。
    • (ア)本人に係るア(ア)aに掲げる書類を複写機により複写したもの
    • (イ)本人に係る住民票の写し(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)

エ氏名に変更があった場合

  • 婚姻等により開示請求時の氏名が開示請求に係る個人情報における氏名と異なる場合には、アの(ア)に掲げる書類のほか、旧姓等が記載された戸籍謄本等の提出又は提示を併せて求め、開示請求者が本人であることを確認するものとする。

オ提示書類の確認

  • 提示された書類等により本人確認を行ったときは、提示された書類等について、自己情報開示請求書の「本人確認用書類」欄に必要な事項を記載するものとする。

(3)自己情報開示請求書の記載事項の確認及び留意事項

自己情報開示請求書には、特定個人情報用の様式(規則第2号様式の2)とそれ以外の個人情報の様式(規則第2号様式)があるので、求める自己情報がどちらに該当するのかを事前に確認する必要がある。

ア「住所、氏名、連絡先電話番号」欄

(ア)決定通知書等の送付先の特定及び連絡調整のため、住所を正確に記載してもらう。

(イ)第3の3(2)アに掲げる書類等により確認した開示請求者の氏名を正確に記載してもらう。なお、押印の必要はない。

(ウ)開示請求者と確実かつ迅速に連絡が可能な電話番号を記載してもらう。

(エ)法定代理人(親権者を除く。)による開示請求で、かつ、未成年後見人又は成年後見人が法人である場合は、主たる事務所の所在地、法人の名称、代表者の氏名、担当者名及び連絡先電話番号を記入してもらう。

本人の委任による代理人による特定個人情報の開示請求で、かつ、代理人が法人等である場合も、同様に記載する。

イ「開示請求をする自己の個人情報の内容」欄

  • 開示請求の対象となる個人情報を特定するためのものであるから、「県が保有する自己の個人情報のすべて」「○○課にある自己の個人情報のすべて」等でなく、例えば、「○○課の○○事務の○○台帳に載っている私の情報」「△△年度の□□名簿に記載されている私の情報」とするなど、当該情報が記録されている行政文書の件名又は知りたいと思う個人情報の内容が特定できる程度に具体的に記載してもらう。

ウ「求める開示の方法等」欄

  • 求める開示の方法の□にレを記入してもらう。

エ「代理人の区分」欄

  • 本人の法定代理人が開示請求する場合又は本人の委任による代理人が特定個人情報の開示請求をする場合に、該当部分の□にレを記入してもらう。
  • また、当該本人が未成年者である場合にあっては、当該本人の生年月日を記入してもらう。

オ「本人の氏名及び住所」欄

  • 本人の法定代理人が開示請求する場合又は本人の委任による代理人が特定個人情報の開示請求をする場合に、本人の氏名及び住所を記載してもらう。

(4)自己情報開示請求書の職員記入欄の留意事項

ア「本人確認用書類」欄

  • 本人等の確認を行った書類の□にレを記入する。この場合において、「運転免許証」又は「旅券」に該当するときはその番号等、「その他」に該当するときは書類の名称等必要な事項を記載する。

イ「担当課(所)」欄

  • 担当課(所)の名称及び電話番号を記載する。

ウ「備考」欄

  • 請求に係る個人情報の特定及び検索を行う上で参考となる事項(当該個人情報に付された整理番号、行政文書の作成年月日、請求者の旧住所等)がある場合は、担当課(所)と連絡の上、当該事項を請求者から聴取し、記載するほか、他の欄に記載できなかったこと、今後の事務処理上参考となる事項等を記載する。また、法定代理人による請求の場合には、開示請求者が親権者、未成年後見人又は成年後見人であることを確認した書類の名称等を、本人の委任による代理人が特定個人情報の開示請求をする場合は本人の委任があることを確認した書類の名称等を併せて記載する。

(5)自己情報開示請求書の補正

  • 提出された自己情報開示請求書に必要事項の記載漏れ(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)等の形式上の不備があるときは、開示請求者に対してその箇所の補正を求めることができる。この場合において、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、登録簿等により個人情報が記録されている行政文書を検索する等、所要の情報の提供に努める。

(6)自己情報開示請求書の受付

ア受付時の取扱い

(ア)提出のあった自己情報開示請求書は、必要事項の記載を確認の上、総合窓口及び各出先機関窓口において受け付ける。

(イ)受付は千葉県行政文書規程(昭和61年千葉県訓令第13号。以下「行政文書規程」という。)第16条に規定する収受印(以下「収受印」という。)を押印して行う。

(ウ)自己情報開示請求書の受付を行う個人情報窓口には、自己情報開示請求書等処理簿(別記第1号様式)を備え置き、常に処理経過等が把握できるようにしておく。

イ個人情報を保有していない場合の開示請求の取扱い

  • 開示請求に係る個人情報を明らかに保有していないと認められるときは、自己情報開示請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。

ウ存否を答えるだけで不開示情報を開示することとなる開示請求の取扱い

  • 開示請求に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなる場合があるので、その存否について慎重に対応する。

エ大量請求の場合の取扱い

  • 開示請求に係る個人情報が膨大な量に及ぶと考えられる場合には、開示請求書を受け付ける前に、当該開示請求の趣旨を確認するとともに、事務処理上の支障等を説明し、抽出請求などについて理解を得るよう努める。

オその他

  • 請求の内容が、開示請求の対象に明らかに該当しないと認められる場合(開示請求の対象が自己の個人情報に該当しない場合等)は、自己情報開示請求書を受け付ける前に、制度の内容等について十分説明する。

(7)自己情報開示請求書を受け付けた場合の請求者への説明等

収受印を押印した自己情報開示請求書の写しを開示請求者に交付するとともに、原則として、次に掲げる事項の説明をする。

ア自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に当該請求に係る個人情報の開示決定等をすること。

イ開示決定等(開示請求を拒否する場合を含む。)をしたときは、開示請求者に対し書面により通知すること。

ウ事務処理上の困難その他正当な理由により決定期間を延長する場合には、開示請求者に対し、開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に書面により通知すること。なお、決定期間の延長は30日を限度とするものであること。

エ開示請求に係る行政文書が著しく大量であって、自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示決定等の期限の特例を適用すること。この場合、開示請求者に対し15日以内に通知するものであること。

オ開示決定をした場合における閲覧若しくは視聴又は写し等の交付(写し等の送付により交付を受ける場合を除く。)の日時、場所等は決定通知書で示すこと。

カ閲覧若しくは視聴又は写し等の交付(写し等の送付により交付を受ける場合を除く。)により開示を受ける場合は、開示決定書の提示及び開示を受けようとする者が開示請求者であるかどうかの確認のため第3の3(2)アに掲げる書類等の提出又は提示が必要であること。

キ求める開示の方法が「写し等の交付」である場合には、写し等の供与に要する費用の実費負担が必要であること(特定個人情報が記録されている行政文書の開示を受ける場合で、経済的困難その他特別の理由のために当該開示のための写し等の交付費用の全部又は一部を徴収しないことが認められた場合は除く。)。

ク送付による写し等の交付を希望する場合には、送付用の郵便切手等も事前に提出することが必要であること。

(8)受付後の自己情報開示請求書の取扱い

受け付けた自己情報開示請求書は、次により取り扱う。

ア開示請求があった日

  • 個人情報窓口において自己情報開示請求書を受け付けた日が条例第22条第1項の「開示請求があった日」となる。
  • したがって、総合窓口で受け付けた場合には、当該受け付けた日が「開示請求があった日」となるものであり、総合窓口から担当課(所)へ自己情報開示請求書が届いた日ではないことに留意する。

イ自己情報開示請求書の送付

(ア)総合窓口で自己情報開示請求書を受け付けた場合

  • 直ちに担当課(所)へ連絡するとともに、自己情報開示請求書を、速やかに担当課(所)へ送付する。
  • また、自己情報開示請求書等処理簿に必要な事項を記載し、自己情報開示請求書の写しを保管する。

(イ)各出先機関窓口で自己情報開示請求書を受け付けた場合

  • 直ちに総合窓口及び主務課へ連絡するとともに、自己情報開示請求書の写しを総合窓口へ送付する。
  • また、自己情報開示請求書等処理簿に必要な事項を記載する。

4.開示するかどうかの決定等

(1)請求に係る個人情報の記録された行政文書の特定等

ア担当課(所)は、総合窓口から開示請求書の送付を受けたときは、開示請求に係る個人情報を検索し、開示請求に係る個人情報の記録された行政文書の特定を行う。この場合において必要があれば開示請求者に連絡し、開示請求の内容を確認して個人情報の特定を行う。その際、確認の内容は備考欄に記載し、記録を残しておく。

なお、特定に当たっては、開示請求に係る個人情報が存在するか否かを答えるだけで不開示情報を開示することとなる場合があることに十分注意する。

イ開示請求書に記載された内容に不備があると認められるときは、必要に応じ相当の期間を定めてその箇所の補正を求める。この場合、補正の参考となる情報の提供が必要と認められるときは、所要の情報の提供に努める。

ウ開示請求に係る行政文書が他の実施機関により作成されたものであるときその他他の実施機関において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、「5事案の移送」を検討する。

(2)内容の検討

ア担当課(所)は、開示請求に係る個人情報について条例第17条各号に該当する情報が含まれているか否か等、速やかに内容の検討を行う。

なお、不開示条項に該当する情報が含まれている場合にあっては、条例第18条の部分開示ができるか等についても検討を行う。

また、開示の実施の方法等についても併せて検討を行う。

イ開示請求に係る個人情報に不開示情報が含まれている場合であって、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認め、開示請求者に対し当該個人情報を開示する場合は、「6第三者に関する情報の取扱い」により処理するものとする。

(3)開示請求を拒否する場合の処理

ア開示請求を拒否する場合

(ア)下記<1>~<3>以外の開示請求がされた場合や自己情報開示請求書に条例第16条第1項各号に規定する必要的記載事項が記載されていない場合等で、条例第16条第3項の規定により相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず開示請求者が当該期間内に補正に応じない場合等、当該開示請求を拒否することとなる。

なお、この場合の補正の求めは、書面で行う。

  • <1>自己の個人情報の開示を請求する場合
  • <2>未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人が当該未成年者若しくは成年被後見人の個人情報の開示を請求する場合
  • <3>本人の委任による代理人が本人に代わって特定個人情報の開示を請求する場合

(イ)開示請求に係る個人情報が条例第2条第3号ただし書イからハまでに該当する場合、開示請求に係る個人情報が条例第6条各号に該当する場合、条例第51条の規定により開示を行わない場合、条例第52条の規定により開示請求の対象外である場合等には、当該開示請求を拒否することとなる。

(ウ)開示請求が開示請求権の濫用であると判断される場合(民法第1条第3項参照)は、当該開示請求を拒否する。

(エ)開示請求を拒否する場合、事前に総合窓口に協議するものとする。

イ開示請求を拒否する場合の通知等

(ア)開示請求を拒否したときは、開示請求者に対し自己情報不開示決定通知書(規則第5号様式)により通知する。

(イ)開示請求を拒否した担当課(所)は、総合窓口へ、決定後直ちに自己情報不開示決定通知書の写しを送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、開示請求を拒否した旨の連絡を行う。

(4)第三者に関する情報の取扱い

開示請求に係る個人情報に、県及び開示請求者以外のものに関する情報並びに県、国、独立行政法人等、他の地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外のものに関する情報が含まれている場合は、「6第三者に関する情報の取扱い」により処理するものとする。

(5)決定期間及び決定期間の延長

ア決定期間

  • 開示請求があったときは、できるだけ早く開示するよう努める。当該開示請求に係る個人情報を開示するかどうかの決定は、自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に行うとともに、速やかに開示請求者に通知しなければならない。ただし、補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は当該期間に算入しない。
  • また、開示請求者が補正に応じない意思を明らかにした場合にあっては、補正に応じない意思を明らかにするまでに要した日数は期間に算入しない。

イ決定期間の延長

(ア)事務処理上の困難その他正当な理由により自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に開示決定等をすることができないときは、30日以内に限り開示決定等をする期間を延長することができる。

(イ)留意事項は、次のとおりとする。

  • a.延長する期間は、事務処理上必要な最小限の期間とする。
  • b.延長する場合には、その旨を自己情報開示決定等期間延長通知書(規則第6号様式)により、速やかに開示請求者に通知する。
  • c.担当課(所)は、自己情報開示決定等期間延長通知書の写しを総合窓口へ送付する。
  • また、出先機関は、主務課に対し、延長した旨の連絡を行う。
  • d.自己情報開示決定等期間延長通知書の「延長前の決定期間」欄には、自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日及びその日から起算して15日目(15日の計算に当たっては、補正に要した日数は算入しない。)をそれぞれ記載し、「延長後の決定期間」欄には、自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日及び延長後の決定期間の満了日をそれぞれ記載する。
  • e.「決定期間を延長する理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記載する。

(6)開示決定等の期限の特例の適用

ア開示請求に係る個人情報が著しく大量であるため、自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して45日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の執行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、開示請求者に対して、開示決定等の期限の特例を適用する旨を当該開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に通知する。

この場合、開示請求に係る個人情報のうち、当該自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して45日以内に相当の部分につき開示決定等を行い、残りの個人情報については、相当の期間内に開示決定等を行う。

イ留意事項は、次のとおりとする。

(ア)開示決定等の期限の特例を適用する場合には、事務処理に要する合理的な期間内に残りの個人情報について開示決定等をする。

(イ)開示決定等の期限の特例を適用する場合には、その旨を自己情報開示決定等の期限の特例適用通知書(規則第7号様式)により、自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日から起算して15日以内に開示請求者に通知する。

(ウ)担当課(所)は、自己情報開示決定等の期限の特例適用通知書の写しを総合窓口へ送付する。

また、出先機関は、主務課に対し、期限の特例を適用した旨の連絡を行う。

(エ)自己情報開示決定等の期限の特例適用通知書の「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書のうち相当の部分について開示決定等をする期間」欄には、自己情報開示請求書を受け付けた日の翌日及びその日から起算して45日目(45日の計算に当たっては、補正に要した日数は算入しない。)をそれぞれ記載する。

(オ)「開示請求に係る個人情報を記録する行政文書のうち上記期間内に開示決定等をする相当の部分」欄には、当該期間内に開示決定等をする予定の個人情報を記録する行政文書の件名等を記載するものとする。ただし、自己情報開示決定等の期限の特例適用通知書を送付するときまでに開示決定等をする予定の個人情報を記録する行政文書の件名等を明示できない場合も考えられるので、この場合には、開示決定等をする予定の個人情報を記録する行政文書の件名等について、その時点で可能な程度に記載すれば足りる。

(カ)「本条を適用する理由」欄には、その理由をできるだけ具体的に記載する。

(キ)期限の特例を適用する場合には、その理由等について、総合窓口とあらかじめ協議する。

ウ期限の特例を適用し、開示請求に係る個人情報の相当の部分を開示した結果、開示請求者が残りの個人情報についての開示を希望しないことも考えられるので、必要に応じて、開示請求者の意向を確認するよう努める。

(次へ)

よくある質問

お問い合わせ

所属課室:総務部審査情報課個人情報保護班

電話番号:043-223-4628

ファックス番号:043-227-7559

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