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更新日:平成26(2014)年11月26日

文書管理改善で業務を効率化~ファイリングシステム~(我孫子市)

伝統的な簿冊方式とは180度異なるファイリングシステムを早々に採り入れ、職員間ではすっかり定着している我孫子市では、職員の退庁時には、文書は全てキャビネットに収められ、パソコンもキャビネット等の中に施錠されて収納。机の上がすっきり整理され、まさに滑走路状態である。

ファイリングシステムを単なる「文書管理」のツールと捉えるのではなく、執務環境や文書の保存方法について徹底的に改革。外部のコンサルタントによる定期的な実地指導も職員の意識の引き締め効果があるという。

県内市町村において、ファイリングシステムを既に導入済みのところもあるが、未導入の団体において、こうした取組を検討できないか、我孫子市総務部総務課の千濱副参事と高橋主査に、導入の背景や取組内容の実際など話を伺った。

1.取組の経緯

平成7年度からの情報公開条例の施行に当たって、市民からの情報公開請求に対して、担当者以外の職員でも目的の文書を適切かつ迅速に探し出す必要性が生じた。そこで、我孫子市は、平成3年5月、部長を中心とする情報公開制度準備委員会及び下部組織である課長補佐・係長で構成される文書管理部会を設置し、調査研究した。その結果、ファイリングシステムの導入が不可欠である旨を準備委員会に報告し、平成4年11月、ファイリングシステムの導入を決定した。

ファイリングシステムとは、公文書管理に当たって、文書を簿冊に綴じるのではなく、個別フォルダーで収納、管理し、専用のキャビネットで保管するもの。導入に当たって、ファイリングシステムによる文書の流れやファイル基準表による記録・管理の方法を定め、執務環境改善の取組を行った。

平成5年度に秘書室と総務部をファイリングシステムのモデルブロックとして導入し、その後第1次ブロックから第4次ブロックに分け、2年間かけて順次導入した。

2.導入の狙い

  1. 文書の私物化を防ぎ、組織のものとして共有化を図る。
  2. 担当者以外でも目的の文書を速やかに探し出せるようにする。
  3. 文書を保存すると同時に廃棄システムを制度化する。
  4. 文書が執務室内に溢れ、円滑な業務執行を阻害していたため、執務環境を改善する。

3.ファイリングシステムの仕組み

従来の文書管理方式との違い
区分 従来の方式 我孫子市のファイリングシステム
媒体 簿冊 フォルダー
方式 ワリツケ方式

ツミアゲ方式

文書収納

優:1冊に綴じこんでおく文書は、外れなくて便利。

劣:文書に穴を開け、綴じる厄介さや、後でコピーをとるとき、外して綴じ直す厄介さがある。

優:綴じる必要がないので、出し入れが簡単。

劣:逆さにすると文書がこぼれる。

保管場所

劣:保管する棚の中で、隙間が多く、収納効率が悪い。

優:保管するキャビネットは、隙間がないので、収納効率が高い。
不要文書の廃棄 劣:文書が大量に綴られているので、廃棄が促進されづらい。 優:不要文書の廃棄が促進され易く、精査された文書のみが残る。
持ち運び

優:綴ってあるので、持ち運びに便利で安全。

劣:不要な文書も含めて簿冊ごと持ち運ぶので重い。

優:必要な文書だけ簡単に取り出せて運べる。

劣:大量に運ぶときは抱えにくい。

検索性 劣:厚い簿冊や他者が検索する場合、検索効率が低い。 優:挟んである文書量が少ないので、検索効率が高い。
情報公開目録 劣:中分類・大分類された大量な文書量を収納した簿冊名は情報公開目録としては不適切。 優:個別フォルダー名は小分類であり、情報公開目録としての適正がある。

文書の流れ

フォルダー

  1. 文書発生(新規文書の作成、収受)
  2. 文書保管(キャビネット3段のうち、1段目と2段目に現年度の文書を入れて保管)
  3. 移替え(現年度の文書のうち、使用頻度の低い文書は総務課に引継ぎ、その他は3段目へ移替え)
  4. 引継ぎ(引継いだ文書は、市役所の書庫か業者の倉庫に保管)
  5. 保存(保存年限が来るまで保管)
  6. 廃棄(保存年限が来たら担当課が中身を確認して廃棄)

「ツミアゲ方式」による文書管理

  • 文書の大部分は、「ワリツケ方式」ではなく、「ツミアゲ方式」により管理する。
  • 全庁共通文書のみ「ワリツケ方式」。文書管理規定で定めており、人事異動で他の部署に行っても同じ場所、同じ色のラベルを使用しており、分かり易い。
区分 分類方法 メリット デメリット
ワリツケ方式 図書館の書籍分類のようにあらかじめ項目を決めておき、それに作成・収受された文書をあてはめて分類する方式。大分類を確定し、その項目に中分類を行い、さらに小分類を行う。 共通文書や毎年発生する文書に適している。 毎年変動する文書分類には不適切な場合もある。
ツミアゲ方式 作成・収受された文書に従い、その都度、分類する方式。文書がいくつかまとまった段階で小分類を作り、関係する小分類を合わせて中分類、関係する中分類を合わせて大分類を作る。 毎年変動する文書に応じた文書分類が可能である。 見当たらない。

フォルダー方式

  • フォルダーの分類簿冊ではなく、文書を挟んで収納するフォルダーを使用する。
  • 関連するフォルダーをまとめる仕切り「ガイド」を挿入する(大分類「第1ガイド」と中分類「第2ガイド」)。
  • 50枚程度を目安として、1つの個別フォルダーを作成。1つの文書で量が多いものは、いくつかのフォルダーに分ける。
  • 第2ガイドは、個別フォルダーが10冊(±5冊)、第1ガイドは、第2ガイドが5個(±3個)集まった段階で作成する。
  • フォルダーに入らない図面等の文書は、保管場所を記載した「所在カード」を挟んでキャビネットに保管する。
  • 簿冊に綴じる必要がないため、素早く収納でき、廃棄の際にも容易にできる。

キャビネット

キャビネット

  • 3段キャビネットを使用する。
  • 1段目と2段目が現年度分、3段目は過年度分の文書を保管する。
  • 職員の退庁時には施錠する。

キャビネットの中

  • キャビネット内の配置も、共通ルールが規定されている。
  • 左から、全庁共通文書(時間外勤務命令簿、旅行命令簿等)→課共通文書(予算関係等)→本務文書(本来業務関係)→資料的文書(参考資料等)の順に並べる。

ファイル基準表

  • ファイル基準表とは、文書が発生し、廃棄するまでの流れを記録する一覧表である。
  • 文書作成年度、ガイド名、フォルダー名、移替えの状況、保存年限、廃棄年月日等を記録する。
  • 新年度用フォルダーを作成するときに作成する。
  • 「移替え」時と「引継ぎ」時に、内容の修正や記録の追加を行う。
  • 執務室内の文書について、どのキャビネットに収納されているか、また、引継ぎ済みの文書について、どの保存箱に収納されているかを記録し、すぐ分かるようになっている。

図面・台帳・FDの管理

  • 図面は、図面用の筒を利用し、種類ごとに色分けし、表示をして、保管庫等に収納。フォルダーに「所在カード」を入れておく。
  • 台帳は、フォルダーに「所在カード」に入れ、どの書棚の何段目にあるか所在場所を記載する。
  • FDは、FD用フォルダーに分類、整理し、FDリストを作成して保管する。

引継いだ文書の保存場所

地下の書庫

 

書庫のロッカー

  • 市役所の書庫に約1,000箱保管できる(地下書庫36平方メートル、分館書庫39平方メートル)。
  • 可動式のロッカーを導入し、収納効率が向上した。
  • つくば市の貸倉庫に約5,500箱保管している。
  • 市役所の書庫内の文書はすぐに閲覧可能だが、貸倉庫に預けている分はすぐに閲覧できない(17時までに依頼すれば、翌日午前中に配達)。

 

コンサルタントの役割

ファイリングシステムの導入当初から、外部のコンサルタントによる文書管理の指導や実地点検を依頼しており、大変有効に活用している。

コンサルタントの必要性

  • 職員が職員を指導するのは限界がある。
  • コンサルタントは、類似団体の実情に詳しく、適切なアドバイスをもらえる。
  • ファイリングシステムのプロとしてあらゆる質問に回答してくれ、職員をリードしてくれる。
  • キャビネットの購入等に多額の費用がかかっており、失敗が許されない。

ファイリングシステム維持管理点検指導

  • 毎年度、前期(7月)と後期(1月)の2回、実施する。
  • 前期は、文書事務監視委員により4日間、後期は、各部で1課~2課抽出してコンサルタントにより2日間、その他の課については、文書事務監視委員により3日間実施する。
  • 点検指導の結果をHPで公開する。

※「文書事務監視委員」とは、ファイリングシステムの維持管理の適正化のために文書事務監視委員会設置要綱により設置されている委員会の委員。総務部長が委員長、総務部次長が副委員長となり、総務課職員が事務局となり、庶務を行っている。

4.効果

人件費の節約

  • 実際にどのくらいの費用が削減されているか算出することは不可能であるが、コンサルタントによると、文書検索時間は、一般的に職員1人当たり1つの文書を探すのに3分、1日で20分無駄な時間を費やしていると言う。年間250日勤務するとすれば、年間約83時間、1時間当たりの人件費を2,500円とし、職員数を1,000人とすれば、年間約2億円の人件費を無駄にしていることになり、文書管理の方法を改善しない限り、延々と発生するものである。
  • 文書検索の効率化によって浮いた時間を、職員一人一人の「ゆとりを持って考える時間」に充てられる。

職員の意識の向上も

  • 職員1人1人がそのルールに則って文書管理を行うため、職員の文書管理に関する意識が向上した。
  • 個人情報が記載された文書の廃棄や保管状況についても、年2回の点検時の確認事項となっているため、職員の個人情報に対する意識が向上した。

市民からの情報公開請求に迅速に対応

  • コンサルタントによると、担当者の文書は15秒以内に、担当者以外の課内の文書は30秒以内に検索できるとしており、目的の文書を高速に検索することで、市民からの開示請求に迅速に対応できる。

文書の私物化を防ぎ、組織として管理

  • 文書は自席には置かずに、共用のキャビネットで管理するため、文書の私物化を防ぎ、組織として管理できる。
  • 以前は使用していた「翌朝フォルダー」が廃止され、作成途中の文書についても、処理中フォルダー(個別フォルダーにタイトルを鉛筆書き・テープフラッグを立て目印を付ける)で管理、キャビネットに収納する。
  • 市民からの問い合わせに対して、担当が休暇や出張等で不在の場合でも、他の職員が対応できる。

文書廃棄のシステム構築

  • 個別のフォルダー単位で管理するため、1つずつ不要な文書を判別し、容易に廃棄できる。
  • 年度ごとの移し替え(キャビネットの上段や中断から下段に下ろす作業)や引継ぎ(キャビネットから書庫への移動)といった見直しの際に、個人の手持ち資料的な無駄な文書を廃棄できる。
  • 簡易文書や庁内向けの連絡文書などは、用が済めばすぐに捨てる。

執務環境の改善

机の上は滑走路

  • キャビネットはスペース効率が良いため、執務環境がすっきり改善された。
  • 退庁時、文書はファイリングに収め、パソコンは施錠してキャビネットに収納する。
  • 執務内の私物の場所も置く場所が指定されている。
  • 机の引き出しごとに収納する物をルール化し、限られたスペース内で物を整理することが義務付けられている。

机の引き出し内のルール

5.聞いてみました

導入に当たって

Qどのように導入していったのですか?

A平成5年度から6年度の2年間にわたり、全庁をモデルブロックと4つのブロックの合計5ブロックに分けて順次導入を図り、最終的には保育園や消防署を含む全ての部署に導入しました。今では本庁だけでなく各出先機関でもファイリングシステムで様々な種類の文書管理を行っています。

Q導入費用はいくらかかりましたか?

A平成5年度は約3,000万円で、フォルダーや保存箱などの消耗品の他、キャビネットの購入に充てました。それ以外ではコンサルタントの委託費や書庫改造費用などがかかりました。翌年度以降は毎年約1,500万円程度です。

Q導入の際、一番大変だったことは何ですか?

A簿冊方式からのシフトについて、職員の抵抗を取り除き、意識改革をすることが一番大変でした。

Q具体的には、どのような作業が必要だったのですか?

A(1)各担当課で保管していた過去の文書を、保存年限ごとに分け、ファイル基準表を作り、文書保存箱に収納し、書庫に預ける作業、(2)簿冊で管理していた文書をばらしてフォルダーに移し替える作業、特に、事業課における工事関係の文書は困難でした。(3)執務室の一角に雑然と置かれていた図面関係について、「所在カード」を作り、ファイリングシステムに則って整理する作業、(4)フォルダー化した文書の序列を考える作業、(5)職員の机の中などに私物化されていた文書をフォルダー化する作業などが挙げられます。

Q工夫した点は何ですか?

A年2回の外部コンサルタントによる点検を採り入れたことと、地下書庫の収納効率を上げたこと。庁舎は築40年がたち、老朽化していますが、耐震改修工事を行ったため、しばらくは建替えの予定はありません。

ファイリングシステム

Q「ツミアゲ方式」の良いところは何ですか?

A「ワリツケ方式」は、先に文書分類表を一斉に作成するので、毎年度の文書の変化に対応しづらく、「ツミアゲ方式」の方が現状に合った文書が作成され、無駄がありません。

Q文書分類の作り方のコツは何ですか?

A検索するときに、数多くの文書の中から必要なものを素早く取り出すためには、「一般文書綴」や「雑件綴」という抽象的な標題でなく、より具体的に設定した方が良いと思います。

Qファイル基準表のバックアップはどのように行っているのですか?

A基本的には、年に1回ファイル基準表のバックアップを取っています。平成11年度以前のものは、紙媒体で、平成12年度以降のものは電子データが存在するため、毎年CDやDVDに保存し、倉庫業者に預けています。

コンサルタントによるファイリングシステム維持管理点検指導

Q文書を正しく管理しない職員への指導方法はどのように行っているのですか?

A前期の点検の時に適正に管理されていないと思われるところをある程度特定し、後期でも改善されていないと、コンサルタントが課全体の職員に対して総括的に助言やアドバイスをします。職員が職員を指導するのは限界があり、特定の職員を強く指導することは出来ないので、外部のコンサルタントに指導してもらうことでファイリングシステムはうまく機能しています。

Qコンサルタントからの助言内容について教えてください。

Aなるべくファイリングで管理するよう常に言われています。税の台帳や選挙人名簿などごく一部のものだけ例外にパイプファイルで管理し、所在カードで収納場所を明示していますが、保育所の名簿なども含めて基本的に全ての文書をファイリングシステムで管理するようにしています。

Qコンサルタントはどのように決めているのですか?

A現在、契約している業者の他に、地元の事務機器メーカーも検討しましたが、そちらは自社製品の販売を目的としており、販売した後の文書管理ついては、ノウハウがないようでした。

Q維持管理点検指導の結果は人事評価に結び付いているのですか?

A現段階では、人事評価には反映していません。

不便な点・デメリット

Qメリットはたくさんあるようですが、逆に不便な点はありますか?

A本庁舎の書庫は文書保存箱1000箱分のスペースしかないため、つくば市にある倉庫業者に約5,500箱の文書保存箱を預けています。本庁舎の書庫に保存している文書はすぐに閲覧可能ですが、倉庫業者に預けている文書は、基本的に翌日にならないと閲覧ができません。また、ファイリングを大量に運ぶ時はバラバラにならないように気を付けなければなりません。

今後の課題・問題点

Q職員は皆、ファイリングシステムが良いものだと認識していますか?

A簿冊時代を知っている年輩の職員は、「簿冊は時系列に綴ってあるし、1冊持ってくれば済んでしまうから、ファイリングシステムより優れている」と言う職員もいます。また、年2回の点検があるから仕方なくやっているという職員もいます。研修などを積極的に行い、引き続き文書管理の重要性を職員に周知し、意識向上を図っていく必要があると思います。

Qファイリングシステム自体について何か課題はありますか?

A毎年、規模の違いはありますが、ファイリングシステムは進化しており、変更点を職員に説明し、理解してもらう必要があります。今後も年2回の点検を通じて根気強く説明していきます。

Qファイリングシステムの運用について何か課題はありますか?

Aほとんどの職員の間で文書を私物化しないということが浸透していますが、中には文書を自分の机の中にしまっている職員や個人の手持ち資料と公文書の区別を曖昧にしている職員がいるため、文書管理の適正化や共有化の徹底が必要です。また、個別フォルダーやパソコン内の電子文書のタイトルの付け方が十分でないため、担当者以外の職員が目的の文書を検索するのに時間がかかる場合があり、他者検索性を高めるためにも、タイトルの付け方について周知する必要があります。職員によって、保存すべき文書の基準が違うのも問題です。

Q改善点はありますか?

Aファイリングシステムで有名な北海道ニセコ町では、個別フォルダーごとにバーコードを設定し、引継ぎがバーコードでできるようになっているので、引継ぎ事務の効率化のためにも検討する必要がある。

アドバイス

Q規模や地域など、導入し易い市町村はあると考えますか?

A適正規模は特にないと思いますが、規模が小さければ小さいほど、導入や維持管理はスムーズだと思います。また、収納スペースと人員に余力があるところは導入し易いのではないでしょうか。規模が大きいと、導入時の費用や職員研修などの苦労は多いかもしれません。

Q今後取組む市町村にアドバイスをお願いします。

A導入時における文書担当者の苦労は図り知れないと思いますが、導入はゴールではなく、導入後にシステムを定着させることが難しいです。コンサルタントによると、導入に2割、維持管理に8割の努力が必要であると言われており、定着するまでの維持管理が重要ですので、外部コンサルタントの効果的な指導が不可欠です。定着するまでの期間の目安は10年間とされているようです。

6.取材を終えて

導入から約15年でやっと定着してきたという我孫子市ですが、ファイリングシステムは文書管理の域を超えて、執務環境や職員の意識改革の面で、大変成果を上げています。総務省の「地方公共団体の職場における能率向上に関する研究会」でも採り上げられるほど全国で注目される事例ですが、導入に当たっては、全職員が文書管理の適正化に関して相当の意識改革が必要であり、1人でもルールを侵せば他者に迷惑がかかってしまいます。情報の共有化という意味でも、まさにチームスピリットの精神ではないでしょうか。

よくある質問

お問い合わせ

所属課室:総務部市町村課行政班

電話番号:043-223-2140

ファックス番号:043-224-0989

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