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報道発表資料

更新日:平成29(2017)年8月26日

支出伝票の紛失について

発表日:平成29年8月25日

千葉県葛南地域振興事務所
047-424-8281

千葉県出納局
043-223-3318

葛南地域振興事務所において、1名分の個人情報が含まれた支出伝票を紛失する事故が発生しました。

関係者の方々には、多大なるご迷惑をおかけし、また、県民の皆様の信頼を損ねたことに対し、心よりお詫び申し上げます。

今後、このようなことが起こらないよう再発防止を徹底いたします。

 

1.概要

平成29年8月3日(木曜日)、葛南地域振興事務所出納課において管内各所属から、前週に持ち込まれた支出伝票の支払い状況について確認をしたところ、支払予定日を経過しているのに支払が行われていない伝票が1件あることが判明しました。

このため、事務所内を捜索するとともに、当事務所出納課が支出伝票の審査や支払登録の事務を行っている管内の全所属に確認を依頼しましたが、今までのところ、発見できていません。

今後も、書類の捜索は続けますが、個人情報の流出の可能性があることから、公表するとともにお詫びさせていただくこととしました。

〔紛失した書類の内容〕

  • 葛南地域振興事務所管内警察署の支出伝票金額13,170円
  • 書類の構成:支出伝票、請求書、同明細書、執行伺い起案文(写)計4枚

<経緯>

  • 平成29年7月27日
    管内の警察署が当事務所出納課に4件の支出伝票を持参。出納課の担当職員が不在であったため、他の職員が受領し受付登録を行った。なお、受領した支出伝票は専用ロッカーに保管することとなっている。
  • 平成29年7月31日
    出納課職員が4件の支出伝票のうち3件の支払登録及び書類の返却を行った。
  • 平成29年8月3日
    受付登録済の支出伝票のうち、支払予定日が8月8日までの伝票の支払登録状況を確認したところ、上記4件の伝票のうち1件の支払が未登録となっていることが判明。当該警察署にも書類が返却されていないことを確認した。
  • 平成29年8月4日
    当事務所出納課内を捜索したが書類は見つからなかったため、出納課において上記3件の支払登録・書類の返却を行った7月31日と同日に、登録・返却を行った所属(24所属)に当該伝票の所在確認を依頼したが発見できなかった。
  • 平成29年8月7日~9日
    当事務所内を再度捜索したが発見できないため、管内の全所属に範囲を広げ、当該伝票の所在確認を依頼したが発見できなかった。
  • 平成29年8月14日
    債権者へ状況を説明し謝罪するとともに、書類の再発行を要請。
  • 平成29年8月21日~23日
    債権者からの書類を受領、支払い手続
  • 平成29年8月25日
    債権者への支払が完了

※現時点では、当該個人情報が悪用された形跡は確認されていません。

2原因

  1. 審査担当者が不在の場合、他の職員が伝票の受付処理を行った上で、専用ロッカーに保管。その後審査担当者が当該専用ロッカーから取り出すこととしているが、職員間の書類の引継ぎ、確認が十分とれていなかったこと。
  2. 数枚程度の薄い伝票が他の書類に混在する可能性への認識が甘く、審査中を含めた伝票の管理が徹底されていなかったこと。

3対策

1.平成29年8月25日付けで、会計管理者から各地域振興事務所長に対し通知文書を発出し、支出伝票等の保管・管理を徹底し再発防止を図るよう指示した。

〔主な指示事項〕

  • 所属から伝票が持ち込まれた際の確認の徹底及び、出納課職員間の確実な引継ぎの実施。
  • 伝票と他の書類との混在防止策の徹底。(保管場所の明確な区分。薄い伝票の管理徹底)

2.早急に地域振興事務所出納課長会議を開催し、各事務所における課題・要望を把握するとともに、伝票の受領から返却までの一連の事務手続についての再検討や、執務環境の改善等について必要な対策を講じていく。

3.出納職員研修等を通じて、伝票等の保管・管理の重要性について改めて職員の意識向上を図るとともに、地域振興事務所出納課における伝票の紛失防止に係る取組状況を定期的に確認し、改善点を指導していく。

<参考1>葛南地域振興事務所について

(1)設置年月日

平成15年4月21日

(2)所在地

船橋市本町1-3-1(船橋フェイスビル7階)

(3)所長名

信太康宏

(4)職員数

36名(正規職員26名、非常勤職員10名)

うち出納課職員5名(正規職員5名)

(5)支払登録件数

69,650件(平成28年度)1日平均332件

(6)事務所で書類審査・
支払登録を行っている所属

当事務所の管轄地域(市川市、船橋市、習志野市、八千代市、浦安市)に所在する知事部局の出先機関9、警察署7、教育庁32(県立高校24、特別支援学校6ほか)の合計48所属

 

<参考2>事務フロー

事務フロー

 

よくある質問

お問い合わせ

所属課室:総務部葛南地域振興事務所出納課

電話番号:047-424-8372

ファックス番号:047-421-1590

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